Valider les dépenses des collaborateurs : validation ou refus

La validation est une étape indispensable du workflow d'approbation des dépenses dans les plans Team et Enterprise. 

Sans cette action, les dépenses saisies par les collaborateurs ne pourront pas être traitées en remboursement et/ou en comptabilité.

Pour des raisons ergonomiques, il est conseillé de réaliser l'étape de validation depuis un ordinateur, via l'interface web Jenji. Une alternative est disponible sur mobile si besoin (onglet Autres > Validation).  

La personne en charge de la validation détient le rôle de Valideur.
Un Valideur peut réaliser les actions suivantes, via son espace en ligne app.jenji.io :

• Accéder aux dépenses en attente de validation. 
• Modifier les données associées aux dépenses. 
• Prendre une décision de validation : valider ou refuser, accompagnée d'un commentaire. 
• Annuler une décision de validation (de manière individuelle ou en masse).
• Visualiser toutes les dépenses des collaborateurs. 

Accès aux dépenses à valider

Rendez-vous dans l'onglet À Valider. Une bulle vous indique le nombre de dépenses en attente de validation. 

Deux vues sont à votre disposition, selon vos préférences. 

Prise de décision de la validation

Option 1 : Valider sans visualiser l'intégralité des données

Si les informations qui s'affichent sont suffisantes pour rendre votre décision, vous pouvez valider directement une ou un ensemble de dépenses sans accéder à leur détail complet. 

Pour cela, sélectionnez la ou les dépenses et cliquez sur le bouton Valider. 

Note : La validation de dépenses en alerte (exemple : plafond dépassé) ne sera pas prise en compte. Ces dépenses devront donc être validées via la deuxième option, présentée ci-dessous.

Option 2 : Visualiser les données complètes, puis valider ou refuser

Vous souhaitez accéder à la fois au justificatif de la dépense et aux données associées ? Pour cela, sélectionnez la ou les dépenses et cliquez sur le bouton Traiter. 

Cet écran de traitement permet de contrôler les dépenses de manière individuelle. Pour chaque dépense, vous visualisez  :

1. Le justificatif de la dépense, sauf s'il s'agit de frais kilométriques. 
2. Les données associées à la dépense - qui ont été jugées conformes en amont par le Vérificateur (selon la configuration du compte de votre société). 

L'intégralité des champs sont encore modifiables en cas d'information incorrecte, en cliquant sur le bouton Modifier :

Une fois votre contrôle terminé, vous pouvez rendre votre décision. Pour cela, il suffit de cliquer sur Refuser ou Valider.  

En cas de rejet, le collaborateur reçoit une notification sur mobile. Vous pouvez laisser un commentaire dans le champ dédié. 

Une fois l'étape de validation réalisée, les dépenses n'apparaissent plus dans l'onglet À Valider (sauf si aucune décision n'a été prise). Vous retrouvez les dépenses sur lesquelles vous venez d'agir dans l'onglet Dépenses > Equipe.

Annulation d'une décision de validation

Vous pouvez revenir sur votre décision de validation tant qu'une dépense n'a pas été exportée en remboursement ou en comptabilité. 

Via l'onglet Dépenses > Equipe : 

• Retrouvez la dépense grâce aux différents filtres à votre disposition. 
• Cliquez sur l'intitulé de la dépense pour la visualiser. 
• Cliquez sur le bouton Annuler Validation.
• La dépense est à nouveau disponible dans l'onglet À Valider. 

Annuler une décision de validation par lot

Vous souhaitez annuler la validation de plusieurs dépenses ? Sélectionnez-les et utilisez le bouton Édition en masse. 

• Cliquez sur le bouton Annuler Validation, puis Valider.