Rembourser les dépenses des collaborateurs

Qui a accès aux remboursements ?

• Les comptes Team et Entreprise ;
• Toute personne disposant du droit "Comptabilité".

A quel moment calculer les remboursements ? 

Les dépenses des collaborateurs ont été validées. Vous pouvez générer l'export Remboursements en vue de déclarer les dépenses engagées comme payées. 

Le remboursement se réalise en 2 étapes :

• Exporter les dépenses à rembourser ;
• Déclarer les dépenses comme remboursé.

Etape 1 : L'export Remboursements

Deux options pour réaliser l'export Remboursements

Deux chemins distincts sont disponibles afin de pouvoir adresser des contextes entreprise différents.

Option A : exporter à un moment T l'intégralité des dépenses qui se trouvent en état "Validé" ou "Comptabilisé". En ne sélectionnant aucune période, vous êtes ainsi sûr de prendre en compte toutes les dépenses qui ont été validées dernièrement dans le compte. 

Depuis l'onglet "Exports" > "Remboursements" ;

• Cliquez sur le bouton :

Une fenêtre s'ouvre :

• Choisissez les dépenses à exporter : état "Validé" ou "Comptabilisé" ;
• Sélectionnez le ou les utilisateur(s) concerné(s). Il est tout à fait possible d'exporter les dépenses pour Tous les collaborateurs (gain de temps). Le détail sera alors fourni. 
• Nommez l'export ;
• Cliquez sur "Exporter".

Option B : faire une sélection de dépenses en amont de l'export remboursement grâce aux filtres. Vous pouvez ainsi générer un remboursement spécifique. 

Depuis l'onglet "Mes Collaborateurs" ; 

• Utilisez les filtres de votre choix ;
• Cochez les dépenses à exporter ;
• Cliquez sur le bouton "Actions" > "Calculer remboursements". 

Peu importe l'option retenue, votre export remboursement est disponible dans l'onglet "Exports" > "Remboursements". Les fichiers récapitulatifs sont disponibles en téléchargement, en cliquant sur l'icône de la colonne "Résultat".

Nous conseillons de visualiser le fichier PDF, dans lequel chaque remboursement à effectuer est détaillé par collaborateur :

• Les dépenses sont séparées des frais kilométriques ;
• Les moyens de paiement sont distincts : "remboursable", "non remboursable" ;
• Les devises étrangères sont converties.

Supprimer un export Remboursements

Tant que l'export n'est pas déclaré comme remboursé, son état reste "En attente" et il peut être supprimé.

• Sélectionnez l'export ;
• Cliquez sur "Actions", puis "Supprimer les exports sélectionnés".

Etape 2 : Déclarer les dépenses remboursées

Pour déclarer le remboursement des dépenses :

• Sélectionnez l'export ;
• Cliquez sur "Actions", puis "Déclarer comme remboursé".

Une fenêtre s'ouvre.

• Indiquez les informations relatives au remboursement ;
• Cliquez sur "Marquer comme remboursé" ;

L'export passe à l'état Remboursé.

• Les dépenses rattachées à l'export sont à présent en état "Remboursé" ;
• Les collaborateurs reçoivent une notification sur mobile et/ou par email si l'option a été activée sur votre compte.

Posez le curseur sur la bulle d'informations pour voir les détails préalablement renseignés.

Note : Si les dépenses ont déjà été comptabilisées avant d'être remboursées, elles passeront en état "Clôturé".

Etape 3 : Télécharger les dépenses remboursées

• Sélectionnez l'export ;
• Cliquez sur "Actions", puis "Exporter ZIP".

Générer un export Comptabilité

Il est possible de générer un export Comptabilité depuis un export Remboursements (si la configuration comptable est active dans le compte). 

• Sélectionnez l'export ;
• Cliquez sur "Actions", puis "Générer export compta".

Une fenêtre s'ouvre :

• Nommez l'export ;
• Cliquez sur "Exporter".

Pour accéder à l'export Comptabilité :

• Cliquez sur l'onglet "Exports" dans la barre de menu, puis sur "Comptabilité".

L'export apparaît dans la liste. Le fichier est disponible en téléchargement, en cliquant sur l'icône de la colonne "Résultat".