Rembourser les dépenses des collaborateurs

Le workflow d'approbation des dépenses dans les plans Team et Enterprise inclut une étape de remboursement. Ainsi, à tout moment, il est possible de traiter une sélection de dépenses dans le but de rembourser les collaborateurs des frais qu'ils ont engagés.

Cette étape permet de :

• Générer un récapitualif des dépenses à rembourser. Le service Paie peut s'appuyer sur ces rapports pour gérer le remboursement des notes de frais. 
• Déclarer que des dépenses ont été remboursées. Le statut des dépenses dans Jenji passe de validé à remboursé. De cette manière, les collaborateurs peuvent suivre l'avancé du traitement de leurs dépenses, et les dépenses en question ne peuvent pas être remboursées une seconde fois. 

Pour qu'un utilisateur puisse traiter des dépenses en remboursement, il doit détenir le rôle de Comptable. Les actions doivent être réalisées depuis un ordinateur, via l'interface web app.jenji.io. 

Comment traiter le remboursement des dépenses ? 

Il faut que les dépenses aient été validées pour qu'elles puissent être traitées en remboursement.  

Le remboursement se réalise en 2 étapes :

1. Exporter les dépenses à rembourser. 
2. Déclarer les dépenses comme remboursé.

Etape 1 : L'export Remboursements

Vous disposez de deux chemins différents pour exporter les dépenses à rembourser. A choisir selon le contexte de votre entreprise. 

Option A : Exporter à un moment T l'intégralité des dépenses qui se trouvent en état Validé ou Comptabilisé.

En ne sélectionnant aucune période, vous êtes ainsi sûr de prendre en compte toutes les dépenses qui ont été validées dernièrement dans le compte. 

Depuis l'onglet Exports > Remboursements :

• Cliquez sur le bouton :

Dans la fenêtre qui s'ouvre :

• Choisissez les dépenses à exporter : en état Validé ou Comptabilisé. 
• Sélectionnez le ou les utilisateur(s) concerné(s). Il est tout à fait possible d'exporter les dépenses pour Tous les collaborateurs (gain de temps). Le détail par collaborateur sera disponible. 
• Nommez l'export. Exemple : NDF 112019. 
• Cliquez sur Exporter.

Option B : Faire une sélection de dépenses en amont en utilisant les filtres, puis exporter les dépenses en remboursement. 

Vous pouvez ainsi générer une note de frais spécifique. Par exemple sur une période précise, ou pour une mission particulière. 

Depuis l'onglet Mes Collaborateurs :

• Utilisez les filtres de votre choix. 
• Cochez les dépenses à exporter. 
• Cliquez sur le bouton Actions > Calculer remboursements. 

Que vous passiez par l'option A ou l'option B, votre export remboursement est généré automatiquement.

Votre export est disponible dans l'onglet Exports > Remboursements. 

• Le montant total des dépenses est indiqué. 
• La distinction est faite entre le montant remboursable et le montant non remboursable (selon le moyen de paiement indiqué par le collaborateur lors de la saisie des dépenses).

• Les fichiers récapitulatifs sont disponibles en téléchargement.

Nous conseillons de visualiser le fichier PDF, dans lequel chaque remboursement à effectuer est détaillé par collaborateur :

• Les dépenses standards sont séparées des frais kilométriques (si des trajets ont été déclarés). 
• Les dépenses remboursables sont différenciées des dépenses non remboursables (si un moyen de paiement société a été utilisé). 
• Les montants en devise étrangère sont convertis.

Supprimer un export Remboursements

Tant qu'aucune action n'est entreprise, le statut de l'export reste en attente.

Cela veut dire que les dépenses rattachées à l'export sont actuellement en état exporté. 

Ces dépenses ne peuvent pas être modifiées tant que l'export remboursements est en attente. 

Pour supprimer un export remboursements :

• Sélectionnez l'export. 
• Cliquez sur Actions, puis Supprimer les exports sélectionnés.

Etape 2 : Déclarer le remboursement des dépenses

Lorsque les notes de frais des collaborateurs ont été remboursées par votre société, vous devez déclarer le remboursement dans Jenji. 

Suite à cette action, les dépenses passeront de l'état Validé à Remboursé.

1. Les collaborateurs seront informés en temps réel par une notification mobile.
2. Les dépenses ne pourront plus être traitées à nouveau en remboursement.  

Pour déclarer que des dépenses ont été remboursées : 

• Sélectionnez l'export remboursements.  
• Cliquez sur Actions, puis Déclarer comme remboursé.

Dans la fenêtre qui s'ouvre : 

• Indiquez les informations relatives au remboursement. 
• Cliquez sur Marquer comme remboursé.

L'export passe à l'état Remboursé.

Les dépenses rattachées à l'export sont à présent en état Remboursé. 

Note : Si des dépenses ont été comptabilisées avant d'être déclarées comme remboursé, elles passeront en état Clôturé.

Etapes supplémentaires facultatives

Télécharger les dépenses remboursées

Si vous le souhaitez, vous pouvez exporter en format ZIP les dépenses qui sont rattachées à l'export remboursement, par exemple pour transmettre les données à votre cabinet comptable.
Vous retrouverez dans cet export, à la fois les justificatifs des dépenses et les données associées. 

• Sélectionnez l'export remboursements. 
• Cliquez sur Actions, puis Exporter ZIP.

Votre export ZIP est généré automatiquement et est disponible dans l'onglet Exports > Mes exports.

Générer un export Comptabilité (action disponible si l'export comptable a été paramétré)

Vous pouvez générer un export comptabilité directement depuis un export remboursement. 

• Sélectionnez l'export remboursements. 
• Cliquez sur Actions, puis Générer export Compta.

Dans la fenêtre qui s'ouvre :

• Nommez l'export comptabilité. Exemple : NDF 112019. 
• Cliquez sur Exporter.

Votre export comptabilité est généré automatiquement et est disponible dans l'onglet Exports > Comptabilité. 

Le fichier est disponible en téléchargement.