Web - Gérer les remboursements

Qui a accès aux remboursements ?

• Les comptes Team et Enterprise. 
• Toute personne disposant du droit Comptabilité. Plus de détails sur les droits des utilisateurs dans l'article Gestion des droits. 

A quel moment calculer les remboursements ? 

Les dépenses des collaborateurs ont été validées. Vous pouvez générer l'export Remboursements en vue de déclarer les dépenses engagées comme payées. 

Le remboursement se réalise en 2 étapes :

• Exporter les dépenses à rembourser.
• Déclarer les dépenses comme remboursé.

Etape 1 - L'export Remboursements

Deux chemins distincts sont disponibles afin de pouvoir adresser des contextes entreprise différents.

Option A : Exporter à un moment T l'intégralité des dépenses qui se trouvent en état Validé ou Comptabilisé. Aucune sélection de période, vous êtes ainsi sûr de prendre en compte toutes les dépenses qui ont été validées dernièrement dans le compte. 

Depuis l'onglet Exports > Remboursements

• Cliquer sur le bouton :

Une fenêtre s'ouvre :

• Choisir les dépenses à exporter : Etat Validé ou Comptabilisé.
• Sélectionner le ou les utilisateur(s) concerné(s). Il est tout à fait possible d'exporter les dépenses pour Tous les collaborateurs (gain de temps). Le détail sera fourni. 
• Nommer l'export.
• Cliquer sur Exporter.

Option B : Faire une sélection de dépenses en amont de l'export remboursement grâce aux filtres. Vous pouvez ainsi générer un remboursement spécifique. 

Depuis l'onglet Mes Collaborateurs. 

• Utiliser les filtres de votre choix. 
• Cocher les dépenses à exporter. 
• Cliquer sur le bouton Actions > Calculer remboursements. 

Peu importe l'option retenue, votre export remboursement est disponible dans l'onglet Exports > Remboursements. Les fichiers récapitulatifs sont disponibles en téléchargement, en cliquant sur l'icône de la colonne Résultat.

Nous conseillons de visualiser le fichier PDF, dans lequel chaque remboursement à effectuer est détaillé par collaborateur. 

• Les dépenses sont séparées des frais kilométriques. 
• Les moyens de paiement sont distincts - remboursable, non remboursable.
• Les devises étrangères sont converties.

Supprimer un export Remboursements

Tant que l'export n'est pas déclaré comme remboursé, son état reste En attente et il peut être supprimé.

• Sélectionner l'export.
• Cliquer sur Actions, puis Supprimer les exports sélectionnés.

Etape 2 : Déclarer les dépenses remboursées

Pour déclarer le remboursement des dépenses :

• Sélectionner l'export.
• Cliquer sur Actions, puis Déclarer comme remboursé.

Une fenêtre s'ouvre.

• Indiquer les informations relatives au remboursement.
• Cliquer sur Marquer comme remboursé.

L'export passe à l'état Remboursé.

• Les dépenses rattachées à l'export sont à présent en état Remboursé.
• Les collaborateurs reçoivent une notification sur mobile.

Poser le curseur sur la bulle d'informations pour voir les détails préalablement renseignés.

Note : Si les dépenses ont déjà été comptabilisées avant d'être remboursées, elles passeront en état Clôturé.

Etape 3 : Télécharger les dépenses remboursées

• Sélectionner l'export.
• Cliquer sur Actions, puis Exporter ZIP.

Générer un export Compta

Il est possible de générer un export Compta depuis un export Remboursements (si configuration comptable active dans le compte). 

• Sélectionner l'export.
• Cliquer sur Actions, puis Générer export compta.

Une fenêtre s'ouvre :

• Nommer l'export.
• Cliquer sur Exporter.

Pour accéder à l'export Compta :

• Cliquer sur l'onglet Exports dans la barre de menu, puis sur Comptabilité.

L'export apparaît dans la liste. Le fichier est disponible en téléchargement, en cliquant sur l'icône de la colonne Résultat.