Créer des champs personnalisés pour les dépenses

Fonctionnalité disponible dans les plans Team et Enterprise. 

Cliquez ici pour la découvrir en images

Qu'est-ce qu'un champ personnalisé ? 

Chaque dépense dans Jenji intègre des champs à compléter par défaut. Ces champs sont les suivants : Vendeur, Total TTC, Total HT, Date, Catégorie, Moyen de paiement, Pays, Devise, Commentaires.

Un champ personnalisé est un champ additionnel, paramétré pour répondre à un besoin spécifique relatif à un processus de traitement ou à une politique de dépenses d'entreprise. 

Quelques exemples :

1. Création d'un champ personnalisé intitulé Détails des invités qui s'affiche quand une dépense est saisie en catégorie Invitation externe, de type texte et dont le renseignement est obligatoire. 
2. Création d'un champ personnalisé intitulé Nombre de nuitées qui s'affiche quand une dépense est saisie en catégorie Hébergement, de type nombre et dont le renseignement est obligatoire. 
3. Création d'un champ personnalisé intitulé Projet qui s'affiche peu importe la catégorie de la dépense, de type liste déroulante et dont le renseignement est facultatif.

Il est possible de filtrer les dépenses par champ personnalisé. De plus, les données sont disponibles dans les exports standard en format CSV et Excel. 

Créer un champ personnalisé

• Rendez-vous sur l'application web à l'adresse app.jenji.io.
• Accédez à la Configuration en cliquant sur votre identifiant dans la barre de menu.

• Dans le menu Votre société qui se trouve à gauche de l'écran, cliquez sur Paramètres, puis Champs Personnalisés.
• Vérifiez d'être sur le périmètre Dépenses. 

• Cliquez sur le bouton Ajouter.

• Complétez les variables du champ personnalisé :
  • Types disponibles : Texte, Texte long, Nombre décimal, Nombre entier, Liste déroulante choix unique, Liste déroulante multi-choix, Date, Heure, Adresse, Vrai/faux.
  • Périmètre : Choisir la catégorie pour laquelle le champ personnalisé doit s'afficher. Si le champ personnalisé doit s'afficher peu importe la catégorie de la dépense, il suffit de laisser le périmètre vide (toutes les catégories seront prises en compte). 
  • Condition : Est-ce que le champ est obligatoire ou facultatif lors de la saisie/vérification d'une dépense. 

• Cliquez sur Sauvegarder.
• Le champ personnalisé a été créé et s'affiche dans la liste.

Si le type Liste a été sélectionné, différentes entrées doivent être renseignées afin qu'elles apparaissent dans la liste déroulante. Pour cela :

• Dans la section Options du champ personnalisé, cliquez sur Ajouter.
• Renseignez les informations d'une entrée de la liste, puis cliquez sur Sauvegarder.

• Faites de même pour les entrées suivantes, puis une fois terminé, cliquez sur Sauvegarder.

Une fois paramétrés, les champs personnalisés apparaissent parmi les autres champs standards. Ils peuvent être complétés par le collaborateur lors de la saisie d'une dépense, et par le vérificateur et/ou le valideur lors des étapes suivantes (mise en conformité/validation).

Ordonner l'affichage des champs personnalisés

• Cliquez sur la cellule du champ, maintenez enfoncé, puis déplacez le champ.

Rechercher des dépenses rattachées à un champ personnalisé

• Toujours sur l'application web, dans l'onglet Mes Collaborateurs, cliquer sur l'icône représenté par un Entonnoir.

• Sélectionnez la variable ou l'entrée recherchée, puis cliquez sur Filtrer.

• Les dépenses correspondantes s'affichent. 

Note : Il est possible de faire une recherche croisée si plusieurs champs personnalisés ont été paramétrés. 

Modifier un champ personnalisé

• Via la configuration des champs personnalisés, passez la souris sur la cellule et cliquez sur l'icône Crayon.  

• Modifiez les paramètres du champ personnalisé et/ou ses options s'il s'agit d'un champ personnalisé de type Liste.  
• Cliquez sur Sauvegarder.

Supprimer un champ personnalisé

• Via la configuration des champs personnalisés, cliquez sur l'icône Corbeille.  

Si vous souhaitez supprimer des options d'un champ personnalisé de type Liste :  

• Modifiez le champ personnalisé et cliquez sur l'icône Corbeille de l'entrée que vous souhaitez ne plus afficher dans la liste déroulante.

Points à prendre en considération. Lorsqu'un champ personnalisé a été supprimé :

1- L'élément n’apparaît plus lors de la saisie d'une dépense.
2- L'élément n'est plus disponible dans le filtre Champs Personnalisés (symbolisé par un entonnoir). Il n'est donc plus possible de rechercher des dépenses par le champ personnalisé. 
3- Toute information rattachée à une dépense avant la suppression de l'élément reste disponible lors de la visualisation de la dépense ou dans l'export généré à condition que la dépense ait passé l'étape de validation au moment de la suppression.