Je suis en plan Team, comment souscrire à l'option archivage à valeur probante ?

Se libérer du papier

Depuis mai 2017, il est possible en France de dématérialiser ses notes de frais à condition d'utiliser un Système d'Archivage Électronique certifié, comme celui de Docaposte, notre partenaire.

Avec notre solution Vault, vous pouvez donc conserver, pendant 6 ans, tout type de justificatif (factures, reçus) dans un coffre-fort numérique à valeur probante et qui satisfera tous les contrôles fiscaux et URSSAF !

Je suis convaincu, j'adhère au coffre-fort numérique

Vous êtes Administrateur de votre compte Team et votre société est immatriculée en France, l'offre Archivage à valeur probante est disponible en self service.

• Rendez-vous dans la Configuration de votre compte.
• Dans le menu Votre société qui se trouve à gauche de l'écran, cliquez sur Abonnement, puis Coffre-fort.
• 3 capacités de stockage sont proposées selon le nombre d'utilisateurs dans votre compte Team. 

• Sélectionnez la capacité de stockage de votre choix et cliquez sur Souscrire. 

Activation de l'offre Vault

L'offre Vault n'est pas rétroactive. Les justificatifs associés aux dépenses saisies avant l'activation de l'offre ne seront pas mis au coffre fort numérique. Conservez donc bien l'intégralité de vos justificatifs pour les dépenses dont la date est antérieure à l’activation de votre option Vault.

Le dépôt des pièces justificatives 

L'offre Vault n'est pas rétroactive. Les justificatifs associés aux dépenses saisies avant l'activation de l'offre ne seront pas mis au coffre fort numérique. Conservez donc bien l'intégralité de vos justificatifs pour les dépenses dont la date est antérieure à l’activation de votre option Vault.

Toute nouvelle dépense saisie dans votre compte sera déposée automatiquement dans le coffre-fort numérique. Le justificatif papier n'a plus lieu d'être !

1. Sur l'application mobile

Le symbole coffre-fort et le libellé archivé s'afficheront dans la liste des dépenses.

Lors de la visualisation d'une dépense, le bouton "Archivé" permet d'afficher les informations concernant le dépôt de la pièce justificative. 

2. Sur l'application web

L'icône coffre-fort apparaît dans la liste de vos dépenses. En passant le pointeur de votre souris dessus, un texte s'affiche et vous indique quand le justificatif a été stocké numériquement. 

Lors de la visualisation d'une dépense, un onglet "Vault" est disponible, via lequel vous pouvez télécharger le justificatif en format PDF et la preuve de dépôt en format xml. 

Résiliation de l'offre Archivage à valeur probante

Vous pourrez mettre fin à votre abonnement Vault à tout moment. Tous les détails dans notre article en ligne : Commment résilier mon abonnement Vault ?