Saisir des dépenses avec un justificatif papier

La saisie des dépenses dans Jenji : un jeu d'enfant

Jenji existe pour deux raisons principales : vous aider dans la gestion de vos dépenses professionnelles et donc vous #SimplifierLaVie ! Ouvrez vos applications web et mobile, il est temps pour vous de (re)découvrir tous les secrets de la saisie des dépenses avec un justificatif papier.

Petite précision sur ce que l'on entend par "justificatif" : la prise en photo ou l'import de vos différents reçus. Ces justificatifs doivent toujours être au format JPEG ou PDF, autrement, ils seront marqués comme invalides.

Saisir des dépenses sur web

Via votre espace personnel app.jenji.io, vous disposez de deux possibilités pour saisir des dépenses : la saisie individuelle (dépense par dépense) ou la saisie par import en masse (plusieurs justificatifs en même temps).

Saisir des dépenses une par une sur votre application web

Pour saisir une nouvelle dépense :

• Cliquez sur Saisir une dépense dans la barre de menu, puis sur Dépense.

• La zone de sélection du justificatif s'affiche :
  • Déposez le fichier (scan ou photo), ou 
  • Cliquez pour le télécharger.

La solution Jenji est basée sur l'intelligence artificielle et notamment sur un système de reconnaissance automatique des caractères, un OCR. Ce dernier est en mesure de reconnaître, d'extraire et de renseigner les informations essentielles de vos justificatifs, telles que le nom du vendeur, les montants ou la date.

Les données détectées et extraites par Jenji sont indiquées par une icône cible. Nous vous invitons à les vérifier. Les champs vides, quant à eux, doivent être renseignés manuellement. 

Note : Vous souhaitez gérer plusieurs taux de TVA ? Le module multi-taux TVA n'est pour le moment accessible qu'aux plans payants. Il sera disponible pour tous prochainement.

Saisir plusieurs dépenses en même temps : l'import en masse

Lorsque vous avez plusieurs dépenses (donc plusieurs justificatifs) à saisir, plutôt que de les saisir une par une, ce qui peut s'avérer long et fastidieux, mieux vaut opter pour un import groupé. La fonctionnalité d'import en masse permet en effet de saisir des dépenses par lot. Il suffit de glisser/déposer (drag and drop) les justificatifs dans une zone spécifique, et Jenji les exécute automatiquement en dépenses. Le nombre de justificatifs est illimité, il est donc possible de saisir des dépenses en très grand nombre.

• Pour effectuer une saisie en masse, cliquez sur Saisir une Dépense dans la barre de menu, puis sur Import en masse.

• Depuis l'ordinateur, glissez/déposez les justificatifs dans la zone dédiée.

• Les justificatifs ont été importés avec succès.

• Vous retrouvez les dépenses créées dans l'onglet Dépenses. 

Les données extraites automatiquement par Jenji doivent être vérifiées. Cliquez sur le libellé d'une dépense pour la visualiser. 

Il se peut également que des données soient manquantes. Pour les compléter, deux options :

• Édition individuelle : cliquez sur le libellé d'une dépense puis renseignez les informations manquantes.
• Édition en masse : à l'instar de l'import en masse, avec cette option il vous sera possible d'éditer rapidement un grand nombre de dépenses. 

Pour les aficionados du calendrier : saisir des dépenses via l'agenda

Si vous c'est plutôt les jours et les semaines qui vous parlent, sachez qu'il est aussi possible de saisir une dépense via le calendrier.

Rendez-vous dans l'onglet Dépenses :

• Passez en vue Agenda.

• Cliquez sur le jour correspondant à la date de la dépense.

• Cliquez sur Dépense.

Saisir des dépenses sur Android

Tout comme sur l'application web, l'application mobile Android vous offre plusieurs possibilités pour saisir des dépenses.

Petit plus : sachez que, dans tous les cas, une fois la dépense créée sur votre mobile, celle-ci est synchronisée dans votre espace personnel - et vice-versa. Vous y retrouverez toutes les données et le justificatif associé. 

Saisir une dépense en prenant en photo le justificatif

L'intérêt de la solution Jenji, c'est de pouvoir saisir ses dépenses sur le vif. Pour cela, rien ne vaut une petite photo :

• Cliquez sur le bouton + en bas à droite de l'écran.

• Prenez en photo le justificatif.
• Utilisez l'outil de recadrage si besoin, notamment pour limiter la taille des justificatifs. Pour indication, la compression des fichiers est définie par la loi et est d'environ 3 Mo par reçu photographié.
• Cliquez sur l'icône de validation.

Note : si jamais vous rencontrez des difficultés avec la prise en photo de votre justificatif, n'hésitez pas à utiliser la caméra native de votre téléphone.

Option 1 - Vous souhaitez utiliser la fonctionnalité de reconnaissance automatique des caractères (OCR) :

• Cliquez sur Reconnaissance automatique.
• La dépense va passer par les étapes En attente de téléchargement sur le serveur, puis Analyse en cours.
• La dépense s'affiche dans l'onglet À traiter. Vous devez vérifier les données qui ont été extraites.
• Cliquez sur la cellule pour visualiser la dépense et modifiez les données si nécessaire.

Note : Si aucune connexion internet n'est disponible au moment de la saisie de la dépense, celle-ci restera En attente de téléchargement sur le serveur. La synchronisation et l'extraction des données s'effectueront lors de votre prochaine connexion à l'application.

Option 2 - Vous n'avez pas de connexion internet mais souhaitez renseigner les données tout de suite ?

• Cliquez sur Saisie manuelle.
• Complétez les différents champs, puis cliquez sur Sauvegarder.

Saisir une dépense en important le justificatif

Vous disposez déjà du justificatif dans les fichiers ou la galerie photo de votre téléphone ?

• Cliquez sur le bouton + en bas à droite de l'écran.

• Cliquez sur l'icône photo et sélectionnez le fichier.
• Utilisez l'outil de recadrage si besoin, notamment pour limiter la taille des justificatifs. Pour indication, la compression des fichiers est définie par la loi et est d'environ 3 Mo par reçu photographié.
• Cliquez sur l'icône de validation.
• Choisissez l'option Reconnaissance automatique ou Saisie manuelle (expliqué ci-dessus).

Saisir des dépenses sur iOS

Tout comme sur l'application web, l'application mobile iOS vous offre plusieurs possibilités pour saisir des dépenses.

Petit plus : sachez que, dans tous les cas, une fois la dépense créée sur votre mobile, celle-ci est synchronisée dans votre espace personnel - et vice-versa. Vous y retrouverez toutes les données et le justificatif associé. 

Saisir une dépense en prenant en photo le justificatif

Vous avez cinq minutes devant vous entre deux rendez-vous ? Hop, c'est le moment de dégainer votre iPhone et de saisir vos dépenses :

• Cliquez sur l'icône Nouveau dans la barre de menu.

• Prenez en photo le justificatif.
• Utilisez l'outil de recadrage si besoin, notamment pour limiter la taille des justificatifs. Pour indication, la compression des fichiers est définie par la loi et est d'environ 3 Mo par reçu photographié.
• Cliquez sur OK.

Option 1 - Vous souhaitez utiliser la fonctionnalité de reconnaissance automatique des caractères (OCR) :

• Cliquez sur Reconnaissance automatique.
• La dépense va passer par les étapes En attente de téléchargement sur le serveur, puis Analyse en cours.
• La dépense s'affiche dans l'onglet À traiter. Vous devez vérifier les données qui ont été extraites.
• Cliquez sur la cellule pour visualiser la dépense et modifiez les données si nécessaire.

Note : Si aucune connexion internet n'est disponible au moment de la saisie de la dépense, celle-ci restera En attente de téléchargement sur le serveur. La synchronisation et l'extraction des données s'effectueront lors de votre prochaine connexion à l'application.

Option 2 - Vous n'avez pas de connexion internet mais souhaitez renseigner les données tout de suite ?

• Cliquez sur Saisie manuelle.
• Complétez les différents champs, puis cliquez sur Enregistrer.

Saisir une dépense en important le justificatif

Vous disposez déjà du justificatif dans les fichiers ou la galerie photo de votre téléphone ?

• Cliquez sur l'icône Nouveau dans la barre de menu.

• Cliquez sur l'icône photo et sélectionnez le fichier.
• Utilisez l'outil de recadrage si besoin, notamment pour limiter la taille des justificatifs. Pour indication, la compression des fichiers est définie par la loi et est d'environ 3 Mo par reçu photographié.
• Cliquez sur OK.
• Choisissez l'option Reconnaissance automatique ou Saisie manuelle (expliqué ci-dessus).