Sous quels formats peut-on exporter les dépenses de ses collaborateurs ?

L'export des dépenses : la finalisation de la gestion des dépenses de vos collaborateurs

Et voilà, vous avez validé, ou non, les dépenses de vos collaborateurs. Une bonne chose de faite ! Pourtant, votre tâche n'est pas complètement terminée. Il vous faut maintenant exporter ces dépenses... En effet, c'est une très bonne façon de récupérer toutes leurs données et de pouvoir ensuite, soit les classer dans votre comptabilité, soit les transmettre à votre comptable ou responsable.

Puisque nous avons à cœur de vous simplifier cette tâche rébarbative qu'est la gestion des notes de frais, nous vous avons bien sûr prévu plusieurs types d'export.

Contrairement à l'export de vos propres dépenses, l'export des dépenses de vos collaborateurs ne peut se faire que via l'application web app.jenji.io afin de vous assurer une gestion optimale.

Pour réaliser ces exports, un seul chemin : l'onglet "Mes Collaborateurs".

Exporter les dépenses : mode d'emploi

Après ce petit aparté, il est temps de vous indiquer la marche à suivre. Rassurez-vous, c'est un jeu d'enfant :

• Sélectionnez les dépenses à exporter ;
• Cliquez sur "Actions", puis sur "Exporter les dépenses sélectionnées".

• Choisissez le format de l'export (vous le verrez ci-dessous, il en existe plusieurs types) ;
• Nommez l'export. 

Les différents formats d'export disponibles

Les exports Excel et CSV

Ce sont les plus détaillés. Une fois téléchargés, vous pourrez aussi les modifier.

L'export PDF Résumé

Contrairement aux précédents, cet export est le plus succinct et ne vous livrera que les informations essentielles. Les dépenses sont classées selon les différents collaborateurs auxquelles elles appartiennent (un collaborateur par page).

L'export PDF avec justificatifs

Les informations sont les mêmes que celles de l'export précédent, en revanche, vous bénéficiez également des photos des justificatifs associés aux dépenses exportées.

L'export ZIP

Il comprend à la fois les données et les justificatifs. C'est donc le plus complet qui vous permettra de ne rien oublier si vous souhaitez transmettre les dépenses de vos collaborateurs à un tiers.

Contenu de l'export ZIP :

 Une fois les exports réalisés, comment puis-je les retrouver ?

C'est bien joli tout cela, mais où sont-ils donc concrètement ces exports ?

Tous les exports sont envoyés par email. Ils sont également accessibles à tout moment dans l'onglet "Exports" > "Mes Exports" ou "Exports".

Les demandes d'export sont triées par mois et un lien de partage est aussi proposé, ainsi qu'un téléchargement direct. Il est possible de renommer (cliquez sur le crayon) ou de supprimer (cliquez sur la poubelle) un export à tout moment. 

• Option 1 : utilisez le lien de partage pour communiquer le fichier à une personne tierce. Pour cela, cliquez sur l'icône à côté du lien et collez le résultat dans un email ou dans une conversation (skype, slack). 
• Option 2 : téléchargez directement le fichier en cliquant sur l'icône de téléchargement (la flèche bleue).