Sous quels formats peut-on exporter les dépenses de ses collaborateurs ?

L'export des dépenses : la finalisation de la gestion des dépenses de vos collaborateurs

Vous avez validé les dépenses de vos collaborateurs. Il vous faut maintenant exporter ces dépenses. En effet, c'est une très bonne façon de récupérer toutes leurs données et de pouvoir ensuite, soit les classer dans votre comptabilité, soit les transmettre à votre comptable ou responsable.

Puisque nous avons à cœur de vous simplifier cette tâche rébarbative qui est la gestion des notes de frais, nous vous avons prévu plusieurs formats d'export.

Contrairement à l'export de vos propres dépenses, l'export des dépenses de vos collaborateurs ne peut se faire que via l'application web app.jenji.io afin de vous assurer une gestion optimale.

Pour réaliser ces exports, il vous faut vous rendre dans l'onglet Mes Collaborateurs.

Exporter les dépenses : mode d'emploi

La démarche est la suivante :

• Sélectionnez les dépenses à exporter.
• Cliquez sur Actions, puis sur Exporter les dépenses sélectionnées.

• Choisissez le format de l'export (vous le verrez ci-dessous, il en existe plusieurs types).
• Nommez l'export. 

Les différents formats d'export disponibles

Les exports Excel et CSV

Ce sont les exports les plus détaillés :

• Date de la dépense
• Intitulé de la dépense
• Catégorie de la dépense
• Total TTC
• TVA si renseignée
• Total HT
• Devise utilisée
• Pays où la dépense a été saisie
• Total TTC converti dans la devise principale de la société
• Moyen de paiement utilisé
• Commentaire s'il y en a
• Champ "Refacturable"
• Date de création de la dépense
• Distance (km) dans le cas d'un frais kilométrique
• Véhicule utilisé dans le cas d'un frais kilométrique
• Type du véhicule utilisé
• Chevaux fiscaux du véhicule utilisé
• Tags liés à la dépense
• Liste des Invités s'il y en a
• Données supplémentaires relatives aux dépenses (champs personnalisés)
• Identifiant Jenji du collaborateur (adresse email)
• Prénom du collaborateur
• Nom du collaborateur
• Matricule du collaborateur si renseigné
• Groupe du collaborateur
• Données supplémentaires relatives aux collaborateurs (champs personnalisés).

 Une fois téléchargés, vous pourrez aussi les modifier.

L'export PDF Résumé

Comme son nom l'indique, cet export est le plus succinct qui ne vous livrera que les informations essentielles. Date de la dépense, nom du Vendeur, Catégorie, Total HT, TVA, Total TTC.

Les dépenses sont classées selon les différents collaborateurs auxquelles elles appartiennent (un collaborateur par page).

L'export PDF avec justificatifs

Les informations exportées sont les mêmes que celles de l'export précédent. Cependant, vous y retrouverez également les justificatifs des dépenses exportées.

L'export ZIP

C'est l'export le plus complet que vous pouvez télécharger. Lorsque vous le téléchargez, vous obtenez plusieurs dossiers qui contiennent les justificatifs des dépenses exportées, classés selon l'année et la date, ainsi que par collaborateurs. À l'intérieur de ces dossiers, vous pourrez récupérer les justificatifs dans leur format original.

En plus de cela, vous obtenez également les exports sous format Excel et CSV, comme présentés ci-dessous. C'est l'export le plus intéressant si vous désirez transmettre les notes de frais de vos collaborateurs à un tiers.

Contenu de l'export ZIP :

 Une fois les exports réalisés, comment puis-je les retrouver ?

Tous les exports sont envoyés par email. Ils sont également accessibles à tout moment dans l'onglet Exports > Mes Exports ou Exports.

Les demandes d'export sont triées par mois et un lien de partage est aussi proposé, ainsi qu'un téléchargement direct. Il est possible de renommer (cliquez sur le crayon) ou de supprimer (cliquez sur la poubelle) un export à tout moment. 

• Option 1 : utilisez le lien de partage pour communiquer le fichier à une personne tierce. Pour cela, cliquez sur l'icône à côté du lien et collez le résultat dans un email ou dans une conversation. 
• Option 2 : téléchargez directement le fichier en cliquant sur l'icône de téléchargement (la flèche bleue).