Activez la fonctionnalité, créez l’adresse de facturation de votre société et permettez à vos collaborateurs de demander une facture électronique au nom de l’entreprise pour leurs dépenses.
Vue d’ensemble
À partir du 1er septembre 2026, votre société doit être en capacité de recevoir des factures électroniques, via une plateforme agréée de votre choix.
Concrètement, lorsqu’un collaborateur règle une dépense professionnelle (restaurant, train, hôtel…), il peut demander au commerçant une e-facture au nom de l’entreprise.
Pour cela, il doit communiquer au commerçant les informations de facturation de votre société.
Jenji les génère automatiquement et les met à disposition de vos collaborateurs, sur le web comme sur mobile.
Votre rôle d’administrateur s’articule en trois temps :
Activer | Configurer | Mettre à disposition |
|---|---|---|
Vous activez la facturation électronique pour votre compte. | Vous créez l’adresse de facturation, puis réglez le mode déclaratif et le tiers payeur. | L’adresse est attribuée à chaque collaborateur. Ils retrouvent les informations à communiquer au commerçant. |
Avant de commencer
- Vous disposez du droit Administrateur dans Jenji.
- Vous connaissez l’adresse de facturation électronique à utiliser pour recevoir vos e-factures. Dans l’exemple de ce guide, il s’agit du SIREN suivi du suffixe
_NDF. - Vous avez sous la main la raison sociale, le SIREN (9 chiffres), le SIRET (14 chiffres), le numéro de TVA intracommunautaire (facultatif) et l’adresse postale de facturation.
Le format de l’adresse attendu peut dépendre de votre plateforme agréée : vérifiez-le auprès d’elle.
Configuration pas à pas
👤 Cette partie s’adresse à l’Administrateur.
Étape 1 : activer la facturation électronique
- Dans le menu Paramètres > Paramètres société > Facturation électronique, ouvrez l’onglet Configuration. Le statut affiché est Inactif.
- Cliquez sur Activer. Une fenêtre de confirmation vous indique que vous êtes sur le point d’activer la facturation électronique pour le compte de votre société. Cliquez sur Confirmer.
Résultat attendu ✅ : le statut passe à Actif et un message vert confirme la mise à jour.
Étape 2 : créer l’adresse de facturation
Ouvrez l’onglet Adresses de facturation.
La liste est vide (« Aucun résultat »). Cliquez sur Ajouter, en haut à droite, puis renseignez le formulaire.
Champ | Ce qu’il faut saisir |
|---|---|
| Adresse de facturation électronique * | L’adresse qui recevra vos e-factures (exemple : 523020287_NDF). |
| Raison sociale * | Le nom légal de la société à facturer. |
| SIREN * | Les 9 chiffres d’identification de l’entreprise. |
| SIRET * | Les 14 chiffres de l’établissement à facturer. |
| TVA intracommunautaire | Facultatif. Exemple de format : FR suivi de 11 chiffres. |
| Numéro de rue, Nom de la rue, Code postal, Ville * | L’adresse postale de facturation. |
| Pays | Affiché en grisé : France. |
Gardez l’interrupteur Activer, situé en haut du formulaire, en position activée, puis cliquez sur Sauvegarder.
Si un champ obligatoire (*) est vide, il passe en rouge avec la mention « Champ obligatoire ».
La première adresse ajoutée devient l’adresse par défaut, elle sera attribuée à l’ensemble des utilisateurs, dans leur fiche collaborateur.
Vous pourrez définir une autre adresse par défaut à tout moment.
Étape 3 : contrôler l’adresse créée
L’adresse apparaît dans la liste avec sa raison sociale et son SIREN.
Une étoile orange à côté de l’adresse indique qu’il s’agit de l’adresse par défaut.
Cliquez sur l’icône Voir les informations, à droite de la ligne.
Une fiche récapitulative s’ouvre : adresse de facturation électronique, raison sociale, SIREN, SIRET, TVA intracommunautaire, adresse postale et QR code.
Relisez-la attentivement : les informations de facturation sont générées à partir de ces données.
Étape 4 : régler les options avancées
Ouvrez l’onglet Configuration avancée.
Deux réglages sont proposés, une fois vos choix faits cliquez sur Sauvegarder : un message vert confirme l’enregistrement.
Mode déclaratif e-facture
Ce réglage permet d’appliquer la notion d’« e-facture » à une dépense.
Si vous l’autorisez, un collaborateur, quel que soit son profil, peut déclarer à tout moment qu’il a présenté les informations de facturation électronique au commerçant pour qu’une e-facture lui soit envoyée.
Option | Effet |
|---|---|
Autorisé | Les collaborateurs peuvent déclarer sur leurs dépenses qu’ils ont demandé une e-facture. |
Non autorisé | La déclaration n’est pas proposée. C’est la valeur affichée avant tout réglage. |
Tiers payeur
Ce réglage permet d’identifier le tiers payeur d’une e-facture et de faciliter son rapprochement avec la dépense associée.
En présentant les informations de facturation, le collaborateur communique son identifiant tiers payeur au commerçant, qui le renseigne dans les informations de l’e-facture.
Option | Effet |
|---|---|
Identifiant de l’utilisateur | L’identifiant interne à Jenji, généré automatiquement pour chaque utilisateur, sert de tiers payeur. C’est la valeur affichée avant tout réglage. |
Matricule de l’utilisateur | Le matricule présent dans la fiche du collaborateur sert de tiers payeur. |
Identifiant ou matricule : lequel choisir ?
L’identifiant est propre à Jenji : il est généré automatiquement pour chaque utilisateur lorsqu'il se connecte, vous n’avez rien à saisir.
Le matricule, lui, provient de la fiche collaborateur : si vous le choisissez, assurez-vous qu’il est bien renseigné pour tous vos utilisateurs.
Étape 5 : vérifier la fiche d’un collaborateur
Allez dans Paramètres société > Gestion des utilisateurs > Collaborateurs et ouvrez la fiche d’un collaborateur.
Le champ Adresse de facturation électronique est obligatoire et indique Adresse par défaut, avec le point rouge. En survolant ce champ, vous voyez l’adresse correspondante.
Vous n’avez aucune attribution à effectuer pour chaque collaborateur : elle se fait automatiquement dès la création de la première adresse.
Côté collaborateur : demander une e-facture
👤 Cette partie s’adresse aux Collaborateurs.
Dès que l’adresse de facturation est configurée, tous les collaborateurs ont accès aux informations de facturation, sur le web et sur mobile.
Ils peuvent ainsi les transmettre au commerçant pour demander une facture électronique au nom de l’entreprise lors d’une dépense.
Les écrans ci-dessous sont ceux de l’application mobile
Au moment de payer
Au moment de payer | Il présente sa carte | Il déclare la dépense |
|---|---|---|
Le collaborateur indique au commerçant qu’il souhaite une e-facture au nom de l’entreprise. | Il ouvre sa carte de facturation électronique pour la présenter au commerçant ou la lui transmettre. | Lors de la saisie, il indique qu’il a demandé une e-facture. |
Retrouver ses informations de facturation
Sur l’écran d’accueil de l’application, le collaborateur touche l’icône de facture électronique, en haut à droite de l'écran, à côté de l’icône profil.
Cette action ouvre « Vos identifiants de facture électronique ».
- l’adresse de facturation électronique de la société ;
- l’identifiant tiers payeur du collaborateur. Il dépend du réglage choisi à l’étape 4 (identifiant ou matricule) ;
- un QR code (disponible en cliquant l'icone de partage).
Le bouton de partage, en haut à droite, permet de transmettre ces informations.
Le lien Voir toutes les informations affiche le détail : adresse de facturation électronique, identifiant tiers payeur, SIREN, raison sociale, SIRET, TVA intracommunautaire et adresse postale.
Chaque ligne a sa propre icône de partage, pratique pour envoyer une seule information.
Déclarer l’e-facture en saisissant la dépense
Lors de la création d’une dépense, le collaborateur indique s’il a demandé une e-facture.
Cette déclaration correspond au mode déclaratif réglé à l’étape 4.
Il touche Ajouter et choisit le justificatif. L’application l’analyse, puis demande la catégorie de la dépense.
L’écran « Avez-vous demandé une facture électronique ? » s’affiche : « Indiquez si vous avez communiqué les informations de facturation électronique au commerçant pour l’envoi d’une e-facture. » L'utilisateur répond Oui ou Non, puis touche Continuer.
Le récapitulatif de la dépense affiche l’interrupteur Facture électronique, activé s’il a répondu Oui.
Cet interrupteur se retrouve dans le formulaire de la dépense.- Il complète les champs signalés « À compléter » (dans l’exemple, la localisation et le nombre de nuits pour un hébergement), puis sauvegarde.
Retrouver ses dépenses en e-facture
Une fois enregistrée, la dépense apparaît dans Récemment ajouté avec la mention E-facture.
Depuis la carte de facturation, le raccourci Dernières factures électroniques liste les dépenses concernées, avec un champ de recherche.
Et sur le web ? Les informations de facturation sont également accessibles aux collaborateurs sur la version web de Jenji.
Questions fréquentes
Dois-je attribuer l’adresse à chaque collaborateur ?
Non. La première adresse créée est automatiquement définie comme adresse par défaut et attribuée à l’ensemble des utilisateurs, via leur fiche collaborateur.
Puis-je créer plusieurs adresses de facturation ?
Oui. Le bouton Ajouter permet d’en créer d’autres. L’adresse par défaut reste celle repérée par le point rouge. Vous pouvez en définir une nouvelle à tout moment.
À quoi sert le mode déclaratif ?
Il permet à un collaborateur de déclarer, sur une dépense, qu’il a présenté les informations de facturation électronique au commerçant. C’est un moyen de suivre quelles dépenses doivent donner lieu à une e-facture.
Quelle valeur choisir pour le tiers payeur ?
Deux valeurs sont possibles : l’identifiant interne à Jenji, généré automatiquement pour chaque utilisateur, ou le matricule de la fiche collaborateur (à renseigner pour tous vos utilisateurs).
C’est cette valeur que le collaborateur communique au commerçant pour rapprocher l’e-facture de la dépense.
Où retrouver les informations que je viens de saisir ?
Dans l’onglet Adresses de facturation, cliquez sur l’icône « Voir les informations » à droite de la ligne de l’adresse.
Que doit faire le collaborateur au moment de payer ?
Il demande une facture électronique au nom de l’entreprise et présente sa carte de facturation électronique (QR code, adresse de facturation et identifiant tiers payeur). Il peut la partager ou transmettre chaque information séparément.
Que change la réponse « Oui » à la question sur la facture électronique ?
L’interrupteur « Facture électronique » est activé sur la dépense, qui porte ensuite la mention E-facture dans les listes.
Glossaire
- E-facture : facture émise sous forme électronique et transmise via une plateforme agréée, dans le cadre de la réforme de la facturation électronique.
- Adresse de facturation électronique : l’adresse à laquelle votre société reçoit ses e-factures.
- Adresse par défaut : l’adresse attribuée automatiquement aux collaborateurs. La première adresse créée est d’office l'adresse par défaut.
- SIREN / SIRET : identifiants de l’entreprise (9 chiffres) et de son établissement (14 chiffres).
- Carte de facturation électronique : écran de l’application mobile qui regroupe le QR code, l’adresse de facturation électronique et l’identifiant tiers payeur du collaborateur, à présenter au commerçant.
- Identifiant de l’utilisateur : identifiant interne à Jenji, généré automatiquement pour chaque utilisateur. Il peut servir de tiers payeur.
- Mode déclaratif : option qui permet à un collaborateur de déclarer qu’il a présenté les informations de facturation électronique au commerçant.
- Tiers payeur : identifiant du collaborateur (identifiant ou matricule) communiqué au commerçant pour rapprocher l’e-facture de la dépense.