Export von Ausgaben: ein wesentlicher Bestandteil der Spesenverwaltung

 

Sobald Ihre Ausgaben verarbeitet wurden, ist es an der Zeit, ihren Lebenszyklus (oder den Ihrer Kilometerkosten) abzuschließen. Der Export ermöglicht es Ihnen, alle Daten zu den Ausgaben abzurufen und diese dann entweder buchhalterisch zu verbuchen oder an Ihren Buchhalter oder Vorgesetzten zu senden.
 

Da wir die Ihnen die mühsame Aufgabe der Verwaltung Ihrer Spesenabrechnungen vereinfachen möchten, haben wir mehrere Exportformate aus Ihrer Webanwendung und Ihrer mobilen Anwendung bereitgestellt!


 

Exportieren von Ausgaben in die Webanwendung

 

Jeder kann exportieren: Selbständige, Administratoren und sogar einfache Mitarbeiter! Es gibt jedoch auch Exporte, die bestimmten Abos vorbehalten sind.
 

• Wenn Sie ein Solo-Konto haben (kostenlose Version): Sie können den Export Ihrer Ausgaben über die Registerkarte Ausgaben anfordern.
• Wenn Sie ein Team-, Enterprise- oder Jenji-Expert-Konto haben: Sie können einen Export Ihrer Ausgaben über die Registerkarte Ausgaben > Persönlich anfordern.Wenn Sie zusätzlich über Manager-, Buchhaltungs- und / oder Administratorrechte verfügen, können Sie über die Registerkarte Ausgaben > Team auch die Ausgaben Ihrer Mitarbeiter exportieren.

 

Exportieren Ihrer Ausgaben: Gewusst wie

 

Der Ablauf ist wie folgt:
 

• Wählen Sie die zu exportierenden Ausgaben aus.
• Klicken Sie auf Exporte und anschließend auf Standard (CSV, Excel, ZIP, PDF).

 

• Wählen Sie das Exportformat (Sie werden es unten sehen, es gibt mehrere).
• Benennen Sie den Export ein und klicken Sie auf OK. 

 

Die verschiedenen verfügbaren Exportformate
 

Excel- und CSV-Exporte

 

Alle mit einer Ausgabe verknüpften Daten sind in diesen beiden Exportformaten enthalten:
 

• Datum der Ausgaben
• Titel der Ausgabe
• Kategorie der Ausgaben
• Gesamtbetrag, inkl. Steuern
• MwSt. , falls zutreffend
• Gesamtbetrag, ohne MwSt.
• Verwendete Währung
• Land, in dem die Ausgabe erfasst wurde
• Gesamtbetrag, inkl. Steuern, umgerechnet in die Hauptwährung des Unternehmens
• Verwendete Zahlungsmethode
• Kommentar, falls vorhanden
• Feld „Verrechenbar“ (Team Abo/Enterprise Abo)
• Erstellungsdatum der Ausgabe
• Entfernung (km), im Falle von Kilometergeld
• Genutztes Fahrzeug,  im Falle von Kilometergeld
• Verwendeter Fahrzeugtyp
• Steuerliche PS-Leistung  des verwendeten Fahrzeugs
• Tags im Zusammenhang mit der Ausgabe
• Liste der Einladungen, falls vorhanden
• Zusätzliche Daten zur Ausgabe (benutzerdefinierte Felder, Team Abos /Enterprise Abos)
• Jenji-ID des Mitarbeiters (E-Mail-Adresse)
• Vorname des Mitarbeiters
• Nachnahme des Mitarbeiters
• Personalnummer des Mitarbeiters, falls angegeben (Team Abos /Enterprise Abos)
• Gruppe des Mitarbeiters
• Zusätzliche Daten des Mitarbeiters (benutzerdefinierte Felder, Team Abos /Enterprise Abos)

 

Dies ist der einzige Export, der nach dem Herunterladen  geändert werden kann. Dies ist insbesondere dann relevant, wenn Sie Ihre Mehrwertsteuer verwalten möchten, wenn Sie unser Mehrwertsteuermodul, das die Verwaltung von mehreren Mehrwertsteuersätzen ermöglicht, nicht abonniert haben.


 

Export in einer PDF-Zusammenfassung

 

Wie der Name schon sagt, handelt es sich hierbei um einen weniger umfangreichen Export, der Ihnen nur die wichtigsten Informationen liefert: Datum der Ausgabe, Name des Verkäufers, Kategorie, Gesamtbetrag ohne Steuern, Mehrwertsteuer, Gesamtbetrag, inkl. Steuern.Am Ende des Exports finden Sie auch den Gesamtbetrag aller exportierten Ausgaben.


 

Export im PDF-Format mit Begleitdokumenten

 

Die exportierten Informationen sind dieselben wie die im vorherigen Export.Sie finden jedoch auch die Belege für die exportierten Ausgaben.

 

 

ZIP-Export

 

Dies ist der umfangreichste Export, , den Sie herunterladen können. Wenn Sie diesen Export herunterladen, erhalten Sie mehrere Dateien, die die Belege für die exportierten Ausgaben enthalten, geordnet nach Jahr und Datum. In diesen Dateien können Sie Ihre Belege in ihrem Originalformat  wiederfinden.
 

Darüber hinaus erhalten Sie auch Exporte im Excel- und CSV-Format, wie oben gezeigt. Dies ist der interessanteste Export, wenn Sie Ihre Spesenabrechnungen  an Ihren Steuerberater oder Vorgesetzten senden möchten, ohne dass dabei etwas fehlt.
 

 

Spezifischer Export für Kilometergelder: PDF-Format für Kilometergeld

 

Dieser Export ist ideal, wenn Sie nur Ihre Kilometergeldkosten exportieren möchten. Der PDF-Export für Kilometergeld erstellt einen zusammenfassenden Bericht über alle im Konto erfassten Kilometergeldkosten, und zwar auf Jahresbasis und im PDF-Format.

Dies ist der einzige Export in Jenji, der gegenüber dem Finanzamt gültig ist, da die in einem anderen Format exportierten Kilometergeldkosten nur eine Schätzung der Kosten sind.
 

Sowohl in der Webanwendung app.jenji.io als auch in der mobilen Anwendung können Sie über die spezielle Exportanfrage für Kilometergeld eine zusammenfassende PDF-Datei mit all Ihren Fahrten in dem von Ihnen ausgewählten Jahr erhalten.
 

• Die Auswahl der Fahrten ist hierbei nicht erforderlich. Klicken Sie direkt auf Berichte und anschließend auf Kilometererstattungen als PDF.

 

 

• Wählen Sie das Jahr aus und klicken Sie anschließend auf OK.

 

 

Beispiel für PDF-Export von Kilometergeldkosten:
 

 

Wie kann ich meine Exporte im Nachhinein wiederfinden?

 

Alle Exporte werden per E-Mail versendet. Sie sind auch jederzeit über die Registerkarte Exporte > Standard abrufbar.
 

 

Exportanfragen werden nach Monaten sortiert, wobei ein Freigabelink und ein direkter Download als Option zur Verfügung stehen. Sie können einen Export jederzeit über das Menü umbenennen oder löschen, das Ihnen zur Verfügung steht, wenn Sie auf die drei Punkte rechts neben der Zeile eines Exports klicken.

• Option 1: Verwenden Sie den Freigabelink, um die Datei mit einem Dritten zu teilen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche "Link kopieren", und fügen Sie das Ergebnis in eine E-Mail oder in eine Unterhaltung ein. 
• Option 2: Laden Sie die Datei direkt herunter , indem Sie auf das Download-Symbol klicken.

 

Detailliertere Exporte für Abonnements mit erweiterten Funktionen

 

Für Unternehmen (Team Abo und Enterprise Abo), die die Ausgaben ihrer Mitarbeiter verwalten müssen, hat Jenji andere Arten von Exporten bereitgestellt. So ist es möglich, die Daten für die Rückerstattung, Buchhaltung und für die Verrechnung zu exportieren.

 

Export-Option für Rückerstattungen

 

Nachdem Sie die Ausgaben Ihrer Mitarbeiter validiert haben, müssen Sie mit der Rückerstattung ihrer Ausgaben fortfahren. Wir bieten Ihnen hierfür die, Export-Option für Rückerstattungen an.

Wenn Sie diesen Export herunterladen, erhalten Sie die Informationen in drei Formaten: Excel, CSV und PDF. Somit können Sie den Export in Ihrer Buchhaltung ablegen oder direkt an Ihren Steuerberater senden.


 

Export-Option für die Buchhaltung

 

Export-Option für die Buchhaltung für das TEAM Abo

 

Wenn Sie ein Team Abo haben, dann steht Ihnen die Export-Option für die Buchhaltung im Format eines dynamischen Excel-Diagramms zur Verfügung.

So können Sie Ihre Regeln für die Rückerstattung der Mehrwertsteuer festlegen, Ihre Konten einrichten, usw. Sobald Ihre Regeln definiert sind, haben diese beim Export Vorrang, unabhängig davon, welche Informationen im Hinblick auf die Ausgaben eingegeben werden.

 

 

Die Ausgaben werden dann in drei Elementen gegliedert:

• Soll
• Haben
• Mehrwertsteuer, falls erstattungsfähig.

Die verschiedenen Forderungen und Verbindlichkeiten werden ebenfalls angegeben. Darüber hinaus werden mit dieser Lösung verschiedene Buchhaltungsintegrationen angeboten.
 

 

Export-Option für die Buchhaltung für das Enterprise Abo

Für das Enterprise Abo kann die Export-Option für die Buchhaltung und die Buchhaltungskonfiguration personalisiert werden, um ein Format zu erhalten, das mit dem von Ihrer Unternehmensressourcenplanung (URP) akzeptierten identisch ist. 

 

Export-Option für die Verrechnung

 

Der letzte Exporttyp, der sowohl für das Team Abo als auch für das Enterprise Abo verfügbar ist ,ist die Export-Funktion für Verrechnungen.

So können Sie die Ausgaben, die einem Dienstleister verrechnet werden müssen, in Ihre Buchhaltung integrieren. Der Export für die Verrechnung ist entweder im PDF-Format oder im PDF-Zusammenfassung verfügbar.

Exportieren von Ausgaben auf Mobiltelefone

Es stehen zwei Exportarten zur Verfügung:

• Ausgaben: im CSV-, Excel-, ZIP-Format (Belege + Daten), PDF-Zusammenfassung oder PDF, inkl. Belege.
• Kilometergeld: im PDF-Format, wählbar für ein bestimmtes Jahr.

Unabhängig vom gewählten Export erfolgt der Versand per E-Mail (dazu ist eine Internetverbindung erforderlich). Dank unserer Synchronisation zwischen den verschiedenen Plattformen finden Sie diesen Export auch in Ihrer Webanwendung auf der Registerkarte Exporte.

 

Export ausgaben auf mobilen Geräten

• Greifen Sie von Ihrem Dashboard aus auf Ihr Profil zu, indem Sie auf das Symbol oben rechts klicken.

 

• Klicken Sie im Bereich Export auf Ausgaben.
• Wählen Sie den gewünschten Zeitraum aus, indem Sie den Start- und Endtag auswählen (beachten Sie bei diesem Schritt, dass der Standardzeitraum der aktuelle Monat ist).
• Wählen Sie das gewünschte Format aus.
• Klicken Sie auf Exportieren.

 

Kilometergeldkosten auf das Mobiltelefon exportieren

• Rufen Sie Ihr Profil auf, indem Sie auf das Symbol oben rechts klicken.
• Klicken Sie im Bereich Export, auf Kilometergeldkosten.
• Wählen Sie das gewünschte Jahr aus.
• Klicken Sie auf Exportieren.