Exporter ses dépenses : un acte essentiel dans la gestion des notes de frais

 

Une fois que vos dépenses ont été traitées, il est temps de finaliser leur cycle de vie (ou celui de vos frais kilométriques). L'export vous permet de récupérer toutes les données liées aux dépenses et de pouvoir ensuite, soit les classer dans votre comptabilité, soit les transmettre à votre comptable ou responsable.
 

Puisque nous avons à cœur de vous simplifier cette tâche rébarbative qui est la gestion des notes de frais, nous avons prévu plusieurs formats d'export depuis votre application web et votre application mobile !

 

Exporter ses dépenses sur l'application web

 

Tout le monde peut faire des exports : indépendants, administrateurs et même simples collaborateurs ! En revanche, il existe aussi des exports réservés aux plans avancés.

 

• Si vous êtes en compte Solo (version gratuite) : vous pouvez faire une demande d'exports de vos dépenses via l'onglet Dépenses.
• Si vous êtes en comptes Team, Enterprise et Jenji Expert : vous pouvez faire une demande d'exports de vos dépenses via l'onglet Dépenses > Personnel. Si, en plus, vous possédez les droits Manager, Comptabilité et/ou Administrateur, vous pourrez aussi réaliser les exports des dépenses de vos collaborateurs via l'onglet Dépenses > Equipe.

 

Exporter ses dépenses : mode d'emploi

 

La démarche est la suivante :
 

• Sélectionnez les dépenses à exporter.
• Cliquez sur Exports, puis sur Standard (CSV, Excel, ZIP, PDF).

 

• Choisissez le format de l'export (vous le verrez ci-dessous, il en existe plusieurs).
• Nommez l'export et cliquez sur OK. 

 

Les différents formats d'export disponibles

 

Les exports Excel et CSV

 

L'intégralité des données associées à une dépense est présente dans ces deux formats d'export :
 

• Date de la dépense
• Intitulé de la dépense
• Catégorie de la dépense
• Total TTC
• TVA si renseignée
• Total HT
• Devise utilisée
• Pays où la dépense a été saisie
• Total TTC converti dans la devise principale de la société
• Moyen de paiement utilisé
• Commentaire s'il y en a
• Champ "Refacturable" (plans Team / Enterprise)
• Date de création de la dépense
• Distance (km) dans le cas d'un frais kilométrique
• Véhicule utilisé dans le cas d'un frais kilométrique
• Type du véhicule utilisé
• Chevaux fiscaux du véhicule utilisé
• Tags liés à la dépense
• Liste des Invités s'il y en a
• Données supplémentaires relatives aux dépenses (champs personnalisés, plans Team / Enterprise)
• Identifiant Jenji du collaborateur (adresse email)
• Prénom du collaborateur
• Nom du collaborateur
• Matricule du collaborateur si renseigné (plans Team / Enterprise)
• Groupe du collaborateur
• Données supplémentaires relatives aux collaborateurs (champs personnalisés, plans Team / Enterprise).

 

C'est le seul export qu'il est possible de modifier une fois que vous l'avez téléchargé. Notamment pour gérer votre TVA, si vous n'avez pas souscrit à notre module Multi Taux TVA.

 

L'export PDF Résumé

 

Comme son nom l'indique, c'est l'export le plus succinct qui ne vous livrera que les informations essentielles : Date de la dépense, nom du Vendeur, Catégorie, Total HT, TVA, Total TTC. En bas de l'export, vous retrouverez également le montant total de l'ensemble des dépenses exportées.

 

 

L'export sous format PDF avec justificatifs

 

Les informations exportées sont les mêmes que celles de l'export précédent. Cependant, vous y retrouverez également les justificatifs des dépenses exportées.

 

 

L'export ZIP

 

C'est l'export le plus complet que vous pouvez télécharger. Lorsque vous le téléchargez, vous obtenez plusieurs dossiers qui contiennent les justificatifs des dépenses exportées, classés selon l'année et la date. A l'intérieur de ces dossiers, vous pourrez récupérer vos justificatifs dans leur format original.
 

En plus de cela, vous obtenez également les exports sous format Excel et CSV, comme présentés ci-dessus. C'est l'export le plus intéressant si vous désirez transmettre vos notes de frais à votre comptable ou votre responsable sans rien omettre.
 

 

 

L'export spécifique pour les frais kilométriques : le format PDF Frais Kilométriques

 

Cet export est parfait si vous ne souhaitez exporter que vos frais kilométriques. L'export PDF Frais Kilométriques génère un rapport de synthèse de tous les frais kilométriques saisis dans le compte, annualisés et au format PDF.


C'est le seul export dans Jenji qui fait foi vis-à-vis de l'administration fiscale, les frais kilométriques exportés dans un autre format n'étant qu'une estimation.
 

Que ce soit sur l'application web app.jenji.io ou sur l'application mobile, la demande d'export spécifique sur les frais kilométriques vous renverra un fichier PDF de synthèse regroupant tous vos trajets sur l'année de votre choix.
 

•  La sélection de trajets n'est pas requise, cliquez directement sur Rapports, puis sur PDF Frais Kilométriques.

 

 

• Choisissez l'année, puis cliquez sur OK.

 

 

Exemple d'export PDF Frais Kilométriques :
 

 

Une fois mes exports réalisés, comment puis-je les retrouver ?

 

Tous les exports sont envoyés par email. Ils sont également accessibles à tout moment dans l'onglet Exports > Standard.

 

Les demandes d'export sont triées par mois et un lien de partage est aussi proposé, ainsi qu'un téléchargement direct. Il est possible de renommer ou de supprimer un export à tout moment depuis le menu disponible en cliquant sur les 3 points à la droite de la ligne d'un export. 

• Option 1 : utilisez le lien de partage pour communiquer le fichier à une personne tierce. Pour cela, cliquez sur le bouton "Copier le lien" et collez le résultat dans un email ou dans une conversation. 

 

• Option 2 : téléchargez directement le fichier en cliquant sur l'icône de téléchargement.

 

 

Des exports plus détaillés pour les plans avancés

 

Pour les entreprises (plan Team et Enterprise) qui doivent gérer les dépenses de leurs collaborateurs, Jenji a prévu plusieurs autres types d'export. Il est ainsi possible d'effectuer des exports en remboursement, en comptabilité et en refacturation.

 

L'export en remboursement

 

Une fois que vous avez validé les dépenses de vos collaborateurs, vous devez procéder au remboursement de leurs dépenses. Nous vous proposons d'effectuer un export en remboursement.
 

Lorsque vous téléchargez cet export, vous obtenez les informations sous trois formats : Excel, CSV et PDF et vous pourrez ainsi les classer dans votre comptabilité ou les transmettre directement à votre comptable.


 

L'export en comptabilité

 

L'export en comptabilité pour le plan TEAM

 

Si vous êtes en plan Team, vous avez accès à un export en comptabilité au format Excel Dynamique. Vous pouvez ainsi y définir vos règles de récupération de TVA, paramétrer vos différents comptes, etc. 

Une fois que vos règles sont définies, peu importe les informations qui seront saisies dans les dépenses, ce sont elles qui prendront le dessus lors de l'export.

 

La dépense est alors scindée en trois lignes :
 

• Débit
• Crédit
• TVA si récupérable.

 

Les différents comptes débiteurs et créditeurs sont aussi renseignés. De plus, divers intégrations comptables sont proposées avec cette solution.


 

L'export en comptabilité pour le plan Enterprise

 

Pour le plan Enterprise, l'export en comptabilité et la configuration comptable est personnalisable afin d'arriver à un format identique à celui qui est accepté par votre ERP. 


 

L'export en refacturation

 

Le dernier type d'export, disponible aussi bien pour le plan Team que pour le plan Enterprise, est l'export en refacturation.
 

Il vous permet donc d'intégrer dans votre comptabilité les dépenses qui doivent être refacturées à un prestataire. Les exports en refacturation sont disponibles soit sous format PDF, soit sous format PDF résumé.


 

 

Exporter ses dépenses sur mobile

 

Deux types d'export sont disponibles :
 

• Dépenses : au format CSV, Excel, ZIP (justificatifs + données), PDF résumé ou PDF avec justificatifs inclus. 
• Frais kilométriques : au format PDF, à choisir sur une année spécifique. 

 

Peu importe l'export choisi, il est envoyé par email (une connexion internet est donc requise).

Grâce à notre synchronisation entre les différentes plateformes, vous les retrouverez également sur votre application web, dans l'onglet Exports.
 

Exporter les dépenses sur mobile

• Depuis votre Dashboard, accédez à votre Profil en cliquant sur l'icône en haut à droite.

 

• Dans la partie Export, cliquez sur Dépenses.
• Sélectionnez la période souhaitée en choisissant le jour de début, puis le jour de fin (prenez bien garde à cette étape car la période par défaut est celle du mois en cours).
• Sélectionnez le format souhaité.
• Cliquez sur Exporter.

 

Exporter les frais kilométriques sur mobile

 

• Accédez à votre Profil en cliquant sur l'icône en haut à droite.
• Dans la partie Export, cliquez sur Frais kilométriques.
• Sélectionnez l'année souhaitée.
• Cliquez sur Exporter.