Transmettre ses données grâce aux exports
Vous avez saisi vos dépenses, vous les avez traitées, peut-être même remboursées. Oui, mais voilà, comment les transmettre à votre comptable ?
La meilleure solution ? La plus simple, efficace et rapide ? L'export !
Des exports sous différents formats dans Jenji
Tous les plans Jenji, qu'ils soient gratuits ou payants, disposent des exports dits "standards". Bien que "standards", ils n'en sont pas moins divers. Vous pouvez ainsi exporter vos dépenses sous les formats Excel, CSV, PDF ou ZIP.
Note : Les exports standards ne sont pas personnalisables, que ce soit pour la présentation des rapports ou la taille des fichiers.
La génération d'export est disponible via toutes nos plateformes : Web, Android, iOS.
Les exports demandés sont envoyés par email (si vous ne les trouvez pas, pensez à vérifier vos spams).
Vos demandes d'export sont également disponibles à tout instant dans votre espace personnel app.jenji.io. Vous les trouverez dans l’onglet Exports, en téléchargement direct ou avec un lien de partage. Vous pourrez ainsi transférer ces exports et les informations qu'ils contiennent, à votre comptable.
Si vous réalisez une demande d'export via mobile, prenez bien garde à la période sélectionnée. En effet, celle-ci est par défaut le mois en cours.
Focus sur l'export sous format ZIP dans Jenji
Les données rattachées aux dépenses ne sont pas suffisantes ? Vous avez besoin également de récupérer les justificatifs associés ? Nous vous conseillons alors l'export ZIP.
En effet, le fichier ZIP comprend à la fois les justificatifs (classés par année et par mois), et le détail complet des dépenses (fichiers Excel et CSV).
Note : le format du justificatif est dépendant du mode de saisie de la dépense : format JPEG dans le cas d'une prise en photo / format PDF dans le cas d'un import d'un fichier PDF.
Je ne veux pas transmettre toutes mes dépenses à mon comptable, comment faire ?
Notre but principal chez Jenji, c'est de vous faire plaisir ! Donc si ce n'est que certaines dépenses que vous voulez transmettre, aucun souci.
Pour une sélection spécifique de dépenses, ou pour combiner à la fois des dépenses et des frais kilométriques, rendez-vous dans l'application web app.jenji.io.
Via l'onglet Dépenses :
- Sélectionnez la période de votre choix en cliquant sur l'icône calendrier.
Note : Il se peut que certaines dates aient été renseignées et/ou extraites automatiquement par erreur. Nous vous conseillons d'étendre la période en cliquant sur "Autre période" afin de constater toute incohérence éventuelle.
- Utilisez les filtres disponibles si besoin de sélection spécifique. Exemple : type de dépense 'Frais kilométriques'.
- Vos dépenses s'affichent. Cochez la première case afin de sélectionner l'intégralité des dépenses.
- Cliquez sur le bouton Exports puis Standard (CSV, Excel, ZIP, PDF).
- Choisissez le format de votre choix puis cliquez sur OK.
Transmettre des informations supplémentaires dans les exports
Comme indiqué précédemment, les exports standards ne sont pas personnalisables. Voici donc quelques astuces pour transmettre des informations complémentaires à votre comptable.
L'export Excel est le format le plus complet, dans lequel vous retrouverez l'ensemble des informations propres à vos dépenses. Vous pouvez donc utiliser le champ Commentaire pour indiquer tout complément d'information.
Il vous est également possible d’utiliser le champ Vendeur, ou Trajet dans le cas des frais kilométriques. De cette manière, les détails seront présents sur l'export PDF (colonne Vendeur), tels que vous pouvez le constater ci-dessous.
Faciliter la gestion à partir des exports remboursements
Pourquoi s'embêter à filtrer et à sélectionner des dépenses quand on peut générer un export en un clic ?
Pour les plans payants, il est possible de générer un export ZIP directement depuis un export remboursement. Ainsi, à un moment T, vous transmettez à votre comptable l'intégralité des données qui viennent d'être traitées en remboursement par vos soins. Aucun risque d'erreur ou d'oubli !
- Rendez-vous dans l'onglet Exports > Remboursements.
- Cliquez sur les trois points à droite de l'export.
- Cliquez sur Exporter ZIP.
- Votre export est envoyé par email et disponible à tout instant dans l'onglet Exports > Standard.