Se libérer du papier
Depuis mai 2017, il est possible en France de dématérialiser ses notes de frais à condition d'utiliser un Système d'Archivage Électronique certifié.
Avec notre solution Vault, vous pouvez donc conserver, pendant 6 ans, tout type de justificatif (factures, reçus) dans un coffre-fort numérique à valeur probante et qui satisfera tous les contrôles fiscaux et URSSAF !
Je suis convaincu, j'adhère au coffre-fort numérique
Vous êtes Administrateur de votre compte Jenji et votre société est immatriculée en France, l'offre Archivage à valeur probante est disponible en self service à condition que votre cabinet comptable ait opté pour cette option.
- Accédez aux Paramètres en cliquant à haut à droite de votre écran.
- Dans le menu Abonnement qui se trouve à gauche de l'écran, accédez à l'onglet Général.
- Dans la section Jenji Vault, sélectionnez la capacité de stockage de votre choix et cliquez sur Souscrire.
- Dans l'onglet Informations de facturation, complétez les informations de facturation. Vous devez accepter les conditions générales de vente pour pouvoir sauvegarder.
Note : Le numéro de TVA intracommunautaire n'est pas requis pour les associations.
- Dans la section Moyen de paiement, cliquez sur Configurer pour mettre en place le prélèvement automatique.
- Complétez le formulaire de prélèvement et confirmez la mise en place du prélèvement automatique pour l'offre Archivage à valeur probante.
- Vos informations de paiement ont été prises en compte. A présent cliquez sur Souscrire.
- Votre coffre-fort numérique est à présent actif (vous pouvez résilier votre abonnement à tout moment).
- Votre IBAN est pour le moment en cours de contrôle.
- Une fois que votre prélèvement automatique sera confirmé, vous retrouverez vos factures Jenji Vault directement via le menu Abonnement > Factures, comme expliqué dans cet article .
Le dépôt des pièces justificatives
L'offre Vault n'est pas rétroactive. Les justificatifs associés aux dépenses saisies avant l'activation de l'offre ne seront pas mis au coffre fort numérique. Conservez donc bien l'intégralité de vos justificatifs pour les dépenses dont la date est antérieure à l’activation de votre option Vault.
Toute nouvelle dépense saisie dans votre compte sera déposée automatiquement dans le coffre-fort numérique. Le justificatif papier n'a plus lieu d'être !
1. Sur l'application mobile
Lors de la visualisation d'une dépense, cliquer sur le symbole de coffre-fort permet d'afficher les informations concernant le dépôt de la pièce justificative.
2. Sur l'application web
L'icône coffre-fort apparaît dans la liste de vos dépenses. En passant le pointeur de votre souris dessus, un texte s'affiche et vous indique quand le justificatif a été stocké numériquement.
Lors de la visualisation d'une dépense, l'icône "Archivage électronique" est disponible :
Via cette icône, vous pouvez télécharger le justificatif en format PDF et la preuve de dépôt en format xml.