Se libérer du papier

Depuis mai 2017, il est possible en France de dématérialiser ses notes de frais à condition d'utiliser un Système d'Archivage Électronique certifié. 
 

Avec notre solution Vault, vous pouvez donc conserver, pendant 6 ans, tout type de justificatif (factures, reçus) dans un coffre-fort numérique à valeur probante et qui satisfera tous les contrôles fiscaux et URSSAF !

 

Tout savoir sur Vault Solo

Vous utilisez la version gratuite de Jenji, l'offre Archivage à valeur probante est disponible en self service pour les plans Solo dont la société est immatriculée en France. En souscrivant à l’option Vault, vous disposerez d’un stockage à vocation probatoire d’une capacité de 3 Go. Depuis le 21 décembre 2021, l’option Vault sera facturée mensuellement, pour un montant de 5 € HT.
 

L'offre Vault Solo est sans engagement, vous êtes libre de résilier votre abonnement à tout moment.

 

Taille et stockage des pièces justificatives

Les reçus sont stockés dans leur taille d'origine. En effet, la taille de la pièce justificative n'est pas compressée lors de son dépôt dans le coffre fort numérique afin de garantir la source des données.

 

Combien de justificatifs représente un espace de stockage de 3Go ?

Nous ne pouvons pas vous indiquer un nombre précis de justificatifs. En effet, la taille de chaque fichier diffère selon son format (jpg ou PDF), mais aussi du smartphone utilisé (pour les scans réalisés via l'application mobile). Nous vous assurons un archivage d'au moins 2 000 justificatifs, tous formats confondus, avec la capacité de 3Go.
 

Espace de stockage de 3Go consommé

Votre espace de stockage est bientôt plein ? Vous serez tenu.e informé.e de la progression en temps réel et aurez la possibilité de passer à une capacité de stockage supérieure.

 

Je suis convaincu, j'adhère au coffre-fort numérique

• Rendez-vous dans l'onglet Paramètres de votre compte situé en haut à droite de votre écran.
• Dans le menu Abonnement, puis Général. 
• Dans la section Jenji Vault, cliquez sur le bouton Activer. 

• Complétez les informations de facturation. Vous devez accepter les conditions générales de vente pour pouvoir Sauvegarder. Par la suite, vous aurez toujours la possibilité de modifier vos informations de facturation depuis l'onglet Informations de facturation.

Note : Le numéro de TVA intracommunautaire n'est pas requis pour les associations. 

 

• A présent, cliquez sur Configurer pour mettre en place le prélèvement automatique. 

Le formulaire de prélèvement s'affiche :
 

• Saisissez vos coordonnées personnelles, ou celles de l'entreprise en cliquant sur la mention dédiée.
• Complétez les informations requises, puis cliquez sur Mettre en place un prélèvement. 

  

• Vérifiez les données préalablement saisies, puis cliquez sur Confirmer.

• Vos informations de paiement ont été prises en compte. A présent cliquez sur Souscrire. 

• Confirmez la souscription à l'offre Jenji Vault. 

• Votre coffre-fort numérique est à présent actif (vous pouvez résilier votre abonnement à tout moment). 

• Votre IBAN est pour le moment en cours de contrôle, vous pourrez le constater depuis l'onglet Informations de facturation. 

• Une fois que votre prélèvement automatique sera confirmé, vous retrouverez vos factures directement via l'onglet Factures, comme expliqué dans cet article. 

Le dépôt des pièces justificatives 

L'offre Vault n'est pas rétroactive. Les justificatifs associés aux dépenses saisies avant l'activation de l'offre ne seront pas mis au coffre fort numérique. Conservez donc bien l'intégralité de vos justificatifs pour les dépenses dont la date est antérieure à l’activation de votre option Vault.
 

Toute nouvelle dépense saisie dans votre compte sera déposée automatiquement dans le coffre-fort numérique. Le justificatif papier n'a plus lieu d'être !

 

1. Sur l'application mobile
 

Lors de la visualisation d'une dépense, cliquer sur le symbole de coffre-fort permet d'afficher les informations concernant le dépôt de la pièce justificative. 

 

2. Sur l'application web
 

L'icône coffre-fort apparaît dans la liste de vos dépenses. En passant le pointeur de votre souris dessus, un texte s'affiche et vous indique quand le justificatif a été stocké numériquement. 
 

Lors de la visualisation d'une dépense, l'icône "Archivage électronique" est disponible, via lequel vous pouvez télécharger le justificatif en format PDF et la preuve de dépôt en format xml. 

Résiliation de l'offre Archivage à valeur probante

Vous pourrez mettre fin à votre abonnement Vault à tout moment. Tous les détails dans notre article en ligne : Comment résilier mon abonnement Vault ?