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Verwaltung der Transaktionen von Firmenkarten

Wurde das Modul Bankabstimmung von Ihrem Unternehmen abgeschlossen und Ihre Firmenkreditkarte konfiguriert? Dann können Sie jetzt ganz einfach den Fluss Ihrer Firmenkreditkarten-Transaktionen und die entsprechenden in Jenji erfassten Ausgaben verwalten. 
 

Die Verwaltung von Firmenkreditkarten-Transaktionen ist sowohl mobil als auch in der Webanwendung verfügbar. 

 

Meine Bankabstimmung im Internet

 

Gehen Sie zu app.jenji.io.
 

  • Gehen Sie auf die Registerkarte Transaktionen dann auf Persönlich.
  • Ihre Banktransaktionen werden links aufgeführt.
  • Die von Ihnen eingegebenen Ausgaben werden rechts aufgelistet.
 

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bank3.jpg : Eine grüne Linie zeigt an, dass im Rahmen der Bankbewegungen eine bestimmte Transaktion einer eingegebenen Ausgabe entspricht (Betrag + gemeinsame Zahlungsmethode).

bank4.jpg : Eine orangefarbene Linie zeigt an, dass im Rahmen der Bankbewegungen eine bestimmte Transaktion Ähnlichkeiten mit einer eingegebenen Ausgabe aufweist. Die Differenzen werden orangefarben dargestellt (Zahlungmethode, Kategorie, Datum).Sie können auf die Ausgabenzelle klicken, um sie anzuzeigen und bei Bedarf Änderungen vornehmen.

Wenn eine Ausgabe in den Bankbewegungen keine Übereinstimmung hat, können Sie Ihre Ausgabe direkt über den Nachweis eingeben. 
 

bank2.jpg

 

Anzeigeoptionen für Kartentransaktionen
 

Sie haben die Möglichkeit, die Anzeige individuell zu gestalten. 
 

bank5.jpg : Anzeige der deklarierten Ausgaben, die keiner Banktransaktion entsprechen.  

bank6.jpg : Anzeige von Ausgaben und Transaktionen, die übereinstimmen.
 

Eine Transaktion ignorieren


Eine Transaktion, die nicht mit einer Ausgabe verknüpft wurde, kann ignoriert werden. Klicken Sie dafür auf das Feld image.png rechts von der Transaktion und auf Transaktion ignorieren.
Eine Transaktion, die ignoriert wurde, kann wiederhergestellt werden. Dafür klicken Sie auf das Feld image.png links von der Transaktion und dann auf Transaktion wiederherstellen.

 

Export von Vorgängen

 

Wenn Sie Ihre Transaktionen ansehen, haben Sie die Möglichkeit, sie in eine CSV-Datei zu exportieren.

  • Legen Sie über das Kalendertool einen Zeitraum fest
  • Optimieren Sie bei Bedarf die Suche nach Mitarbeitern
  • Drücken Sie die Schaltfläche "CSV exportieren".
 
Screenshot_10.png
 

Sobald der Export abgeschlossen ist, können Sie alle Transaktionen und die dazugehörigen Informationen einsehen, aber auch die wichtigsten Informationen zu den entsprechenden Ausgaben.
 


Die Informationen sind wie folgt:

  • Datum der Ausgabe und ihr aktueller Status zum Zeitpunkt des Exports
  • Die im Feld "Verkäufer" eingegebenen Informationen
  • Der Betrag der Ausgabe und ihre Währung
  • Die für die Ausgabe verwendete Zahlungsmethode
  • Die für die Ausgabe verantwortliche Person
 

Meine Kartentransaktionen auf dem Mobiltelefon

 

Ab Version 2.6.2 auf iOS und 3.7.2 auf Android.
 

Ein neues Menü, das über das Dashboard verfügbar ist: Meine Transaktionen
 

Im Dashboard wird das neue Menü Meine Transaktionen angezeigt, mit dem Sie auf alle mit Ihrer Firmenkreditkarte getätigten Transaktionen zugreifen können.

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  • Eine Transaktion wird bei einem Kauf mit einer Qonto-Karte in Echtzeit (ca. 1 Stunde nach dem Kauf) oder im Falle von manager.one (sofort) angezeigt.
  • Für andere Firmenkreditkarten muss der Administrator des Kontos eine Bankübersicht  importieren. Nach diesem Import stehen alle Transaktionen zur Verfügung. 


 

Die verschiedenen Status von Transaktionen
 

Eine Transaktion kann einen der folgenden Status haben:
 

  • Ausstehender Abgleich: Es scheint, dass keine auf Ihrem Konto erfassten Ausgaben mit der Transaktion übereinstimmen.
  • Abgleich zu validieren: Eine auf Ihrem Konto erfasste Ausgabe scheint der Transaktion zu entsprechen (identische Daten und Beträge). Jenji hat einen Abgleich vorgenommen. Dieser kann von Ihnen validiert werden.
  • Abgleich erfolgt: Der Abgleich zwischen der Transaktion und einer Ausgabe ist bestätigt.  
 

 

Menü  Zu bearbeiten
 

Um Ihnen die Verwaltung zu erleichtern, finden Sie im Menü Zu bearbeiten alle Transaktionen, für die  auf Ihrem Konto keine Ausgabe gefunden wurde.Diese Transaktionen haben den Status Ausstehender Abgleich.   
 

 

Zuweisung einer Ausgabe zu einer Transaktion
 

Nachdem Sie auf die Zelle einer Transaktion mit dem Status Ausstehnder Abgleich geklickt haben, haben Sie zwei Möglichkeiten, der Transaktion eine Ausgabe zuzuordnen:
 

  1. Mit einer neuen Ausgabe verknüpfen: Hierzu muss in Ihrem Konto eine Ausgabe erfasst werden.
  2. Mit einer vorhandenen Ausgabe verknüpfen: Eine Ausgabe muss aus der Liste Ihrer bestehenden Ausgaben ausgewählt werden.
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Im folgenden Fall verknüpfen wir die Transaktion mit einer bestehenden Ausgabe.
 

- Wählen Sie Mit einer vorhandenen Ausgabe verknüpfen
 

- Wählen Sie die zu verknüpfende Ausgabe aus.
 

Die Ausgabe wurde zugewiesen. Die Transaktion befindet sich jetzt im Status Abgleich erfolgt.
 

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Bestätigen Sie einen Abgleich

Eine Transaktion mit dem Status Abgleich zu validieren zeigt an, dass ein Abgleich   durchgeführt wurde. Jenji hat eine bereits auf Ihrem Konto verbuchte Ausgabe mit demselben Datum und demselben Betrag einschließlich Steuern wie die Transaktion gefunden. 

Nachdem Sie auf eine Transaktion mit dem Status Abgleich zu validieren geklickt haben, sehen Sie die zugeordnete Ausgabe.

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- Sie können nun auf die betreffende Ausgabe klicken, um auf alle Details zuzugreifen. 

- Nachdem Sie die Daten überprüft haben, klicken Sie auf „Zurück“.

 

Sie können jetzt Folgendes tun:

  1. BestätigenSie die Zuordnung der Ausgabe zur Transaktion, indem Sie auf „Diese Ausgabe zuordnen“ klicken.

In diesem Fall wechselt der Status der Transaktion in den Status Abgleich erfolgt.

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oder

  1. Die Zuordnung annullieren.Die Transaktion wird in den Status Ausstehender Abgleichzurückgesetzt.

 

Transaktionen sortieren und filtern
 

Über das Menü Meine Transaktionen finden Sie oben in der Liste das Menü Filter, mit dem Sie die Liste der Transaktionen, die Sie einsehen möchten, verfeinern können.

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Eine Transaktion ignorieren
 

Eine Transaktion mit dem Status Ausstehende Abstimmung kann ignoriert werden. Klicken Sie dazu einfach auf Diese Transaktion ignorieren.

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Bei Bedarf können Sie jederzeit auf zuvor ignorierte Transaktionen zugreifen, indem Sie den Filter nach Status verwenden und dann den Status „Ignoriert“ aus der Liste auswählen.
 

 

Nachdem Sie auf eine Transaktion mit dem Status Ignoriert geklickt haben, ist die Schaltfläsche Transaktion wiederherstellen verfügbar.

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Hinweis: Jede Transaktion auf dem Mobiltelefon mit dem Status Ignoriert wird weiterhin in der Webanwendung angezeigt (Registerkarte Transaktionen > Persönlich). Diese Angelegenheit wird derzeit von unserem technischen Team bearbeitet. Näheres hierzu wird in Kürze bekanntgegeben.

 
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