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Comment gérer mes transactions carte affaires ?

Le module Rapprochement Bancaire a été souscrit par votre société et votre carte affaires a été configurée ? Vous pouvez dès à présent gérer de manière très simple le flux de vos transactions cartes affaires et les dépenses correspondantes saisies dans Jenji. 
 

La gestion des transactions cartes affaires est disponible aussi bien sur mobile que sur l'application web. 
 

Nous vous invitons dans un premier temps à visionner notre court tutoriel vidéo sur la gestion des transactions carte affaires via l'application mobile


Mon rapprochement bancaire sur web

 

Rendez-vous sur app.jenji.io.
 

  • Accédez à l'onglet Transactions, puis Personnel.
  • Vos propres transactions bancaires sont listées sur la partie gauche.
  • Les dépenses que vous avez saisies sont listées sur la partie droite.
  •  

rapprochement-perso.JPG

match (1).JPG : Une ligne en vert indique qu'une transaction du flux bancaire a une correspondance avec une dépense saisie (montant + moyen de paiement communs).

tbc (1).JPG : Une ligne en orange indique qu'une transaction du flux bancaire a des similarités avec une dépense saisie. Les différences s'affichent en orange (Moyen de paiement, Catégorie, Date). Il est possible de cliquer sur la cellule de la dépense afin de la visualiser et d'apporter des modifications si nécessaire.

Si une dépense du flux bancaire n'a pas de correspondance, vous pouvez saisir directement votre dépense en utilisant l'encart. 
 

submit.JPG


Options d'affichage des transactions carte

 

Vous avez la possibilité de personnaliser l'affichage. 
 

eye.JPG : Afficher les dépenses déclarées mais ne correspondant pas à une transaction bancaire. 

view.JPG : Afficher les dépenses et les transactions qui sont en parfaite correspondance. 

 

Ignorer une transaction

Une transaction qui n'a pas encore de justificatif associé peut être ignorée. Il vous suffit de cliquer sur l'icône image.png tout à gauche de la transaction puis Ignorer la transaction.


Une transaction qui a été auparavant ignorée peut être restaurée à tout moment en cliquant de nouveau sur le bouton image.png à gauche de la transaction, puis Restaurer la transaction.


 

Export des transactions  

 

Lors d’une visualisation de vos transactions, vous avez la possibilité d’exporter ces dernières via un fichier CSV.

 
  • Définissez une période via l’outil de calendrier
  • Affinez la recherche par collaborateur si nécessaire
  • Appuyez sur “Exporter CSV”
 
Screenshot_12.png
 

Une fois l’export effectué, vous pourrez visualiser la totalité des transactions et leurs informations relatives, mais également les informations essentielles des dépenses rattachées.

 

Les informations sont les suivantes :

  • Date de la dépense et l’état actuel de cette dernière au moment de l’export,
  • L’information saisie dans le champ “Vendeur”,
  • Le montant de la dépense et sa devise,
  • La méthode de paiement utilisée pour la dépense,
  • La personne responsable à l’origine de la dépense.
 

Mes transactions carte sur mobile

 

À partir de la version 2.6.2 sur iOS, et 3.7.2 sur Android.
 

Un nouveau menu disponible depuis le dashboard : Mes transactions

 

Un nouveau menu Mes transactions s'affiche dans le dashboard et vous permet d'accéder à toutes les transactions provenant de votre carte affaires. 
 

  • Une transaction s'affichera en temps réel pour un achat réalisé via une carte Qonto (environ 1 heure après l'achat) ou manager.one (immédiat).
  • Pour les autres cartes affaires, un récapitulatif bancaire doit être importé en amont par l'Administrateur du compte. Suite à cet import, l'ensemble des transactions sera disponible. 
 

 

Les différents états des transactions

 

Une transaction peut avoir un des statuts suivants :
 

  • En attente de rapprochement : aucune dépense saisie dans votre compte ne semble correspondre à la transaction.
  • Rapprochement à valider : une dépense saisie dans votre compte semble correspondre à la transaction (dates et montants identiques). Jenji a réalisé une réconciliation, le rapprochement peut quant à lui être validé par vos soins.
  • Rapproché : le rapprochement entre la transaction et une dépense est confirmé.  


 

Menu À traiter 

 

Pour faciliter votre gestion, vous retrouverez dans le menu À traiter toutes les transactions pour lesquelles aucune dépense de votre compte ne semble correspondre. Ces transactions sont En attente de rapprochement. 
 

 

Associer une dépense à une transaction

 

Après avoir cliqué sur la cellule d'une transaction En attente de rapprochement, vous disposez de 2 options pour associer une dépense à la transaction : 
 

1. Associer à une nouvelle dépense : une dépense doit être saisie dans votre compte.
 

2. Associer à une dépense existante : une dépense doit être sélectionnée parmi la liste existante de vos dépenses. 
 

Nous allons dans le cas ci-dessous associer la transaction à une dépense existante.
 

- Sélectionner Associer à une dépense existante

- Sélectionnez la dépense à associer.

 

La dépense a été associée. La transaction est à présent en état Rapproché

 

Valider un rapprochement

 

Une transaction en état Rapprochement à valider indique qu'une réconciliation a été réalisée. Jenji a trouvé une dépense déjà saisie dans votre compte avec la même Date et le même Montant TTC que la transaction. 
 

Après avoir cliqué sur une transaction en état Rapprochement à valider, vous constatez la dépense qui a été associée
 

- Vous pouvez cliquer sur la dépense en question pour accéder aux détails complets. 

- Après avoir vérifié les données, cliquez sur retour.

 

Vous pouvez à présent :
 

1. Confirmez l'association de la dépense à la transaction en cliquant sur "Associer à cette dépense".
 

Dans ce premier cas, la transaction passera en état Rapproché.  
 

ou
 

2. Annuler l'association. La transaction repassera en état En attente de rapprochement.
 

 

Trier et filtrer les transactions

 

Disponible via le menu Mes transactions, vous retrouverez tout en haut de la liste un menu Filtres qui vous permettra d'affiner la liste des transactions que vous souhaitez consulter.
 

 

Ignorer une transaction

 

Une transaction en état En attente de rapprochement peut être ignorée. Pour cela, il vous suffit de cliquer sur "Ignorer cette transaction".
 

Si besoin, vous pourrez accéder à tout moment aux transactions précédemment ignorées en utilisant le filtre par État, puis en sélectionnant dans la liste l'état "Ignoré".
 

 

Après avoir cliqué sur une transaction en état Ignoré, le bouton Restaurer la transaction est disponible. 


 

Note : Toute transaction en état Ignoré sur mobile s'affichera encore sur l'application web (Onglet Transactions > Personnel). Ce point est actuellement en cours de développement par notre équipe technique et sera bientôt rendu public. 

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