Le module Rapprochement Bancaire a été souscrit par votre société et votre carte affaires a été configurée ? Vous pouvez dès à présent gérer de manière très simple le flux de vos transactions cartes affaires et les dépenses correspondantes saisies dans Jenji.
La gestion des transactions cartes affaires est disponible aussi bien sur mobile que sur l'application web.
Nous vous invitons dans un premier temps à visionner notre court tutoriel vidéo sur la gestion des transactions carte affaires via l'application mobile.
Mon rapprochement bancaire sur web
Rendez-vous sur app.jenji.io.
- Accédez à l'onglet Transactions, puis Personnel.
- Vos propres transactions bancaires sont listées sur la partie gauche.
- Les dépenses que vous avez saisies sont listées sur la partie droite.
Action disponibles :
Associer une dépense à une transaction :
Lorsque vous souhaitez associer une dépense à une transaction en attente de rapprochement, cliquez sur la ligne de la transaction en question, dont l'état indique "en attente de rapprochement" :
Vous obtiendrez ainsi la possibilité d'associer la transaction soit :
- à une dépense existante, que vous devrez choisir au sein de toutes celles que vous avez préalablement saisies
- à une nouvelle dépense, qui sera automatiquement associée à la transaction une fois créée
Ignorer une transaction
Il est également possible d'ignorer (ou de restaurer) une transaction directement depuis la liste.
Il vous suffit pour cela de cliquer sur l'icône à droite de la transaction puis Ignorer la transaction ou Restaurer la transaction.
Export des transactions
Lors d’une visualisation de l'onglet Transactions - Équipe, vous avez la possibilité d’exporter ces dernières via un fichier CSV.
- Définissez une période via l’outil de calendrier
- Affinez la recherche par collaborateur si nécessaire
- Appuyez sur “Exporter CSV” en haut à droite de l'écran
Une fois l’export effectué, vous pourrez visualiser la totalité des transactions et leurs informations relatives, mais également les informations essentielles des dépenses rattachées.
Les informations sont les suivantes :
- Date de la dépense et l’état actuel de cette dernière au moment de l’export,
- L’information saisie dans le champ “Vendeur”,
- Le montant de la dépense et sa devise,
- La méthode de paiement utilisée pour la dépense,
- La personne responsable à l’origine de la dépense.
Mes transactions carte sur mobile
À partir de la version 2.6.2 sur iOS, et 3.7.2 sur Android.
Un nouveau menu disponible depuis le dashboard : Mes transactions
Un nouveau menu Mes transactions s'affiche dans le dashboard et vous permet d'accéder à toutes les transactions provenant de votre carte affaires.
- Une transaction s'affichera en temps réel pour un achat réalisé via une carte Qonto (environ 1 heure après l'achat) ou manager.one (immédiat).
- Pour les autres cartes affaires, un récapitulatif bancaire doit être importé en amont par l'Administrateur du compte. Suite à cet import, l'ensemble des transactions sera disponible.
Les différents états des transactions
Une transaction peut avoir un des statuts suivants :
- En attente de rapprochement : aucune dépense saisie dans votre compte ne semble correspondre à la transaction.
- Rapprochement à valider : une dépense saisie dans votre compte semble correspondre à la transaction (dates et montants identiques). Jenji a réalisé une réconciliation, le rapprochement peut quant à lui être validé par vos soins.
- Rapproché : le rapprochement entre la transaction et une dépense est confirmé.
Menu À traiter
Pour faciliter votre gestion, vous retrouverez dans le menu À traiter toutes les transactions pour lesquelles aucune dépense de votre compte ne semble correspondre. Ces transactions sont En attente de rapprochement.
Associer une dépense à une transaction
Après avoir cliqué sur la cellule d'une transaction En attente de rapprochement, vous disposez de 2 options pour associer une dépense à la transaction :
1. Associer à une nouvelle dépense : une dépense doit être saisie dans votre compte.
2. Associer à une dépense existante : une dépense doit être sélectionnée parmi la liste existante de vos dépenses.
Nous allons dans le cas ci-dessous associer la transaction à une dépense existante.
- Sélectionner Associer à une dépense existante
- Sélectionnez la dépense à associer.
La dépense a été associée. La transaction est à présent en état Rapproché.
Valider un rapprochement
Une transaction en état Rapprochement à valider indique qu'une réconciliation a été réalisée. Jenji a trouvé une dépense déjà saisie dans votre compte avec la même Date et le même Montant TTC que la transaction.
Après avoir cliqué sur une transaction en état Rapprochement à valider, vous constatez la dépense qui a été associée.
- Vous pouvez cliquer sur la dépense en question pour accéder aux détails complets.
- Après avoir vérifié les données, cliquez sur retour.
Vous pouvez à présent :
1. Confirmez l'association de la dépense à la transaction en cliquant sur "Associer à cette dépense".
Dans ce premier cas, la transaction passera en état Rapproché.
ou
2. Annuler l'association. La transaction repassera en état En attente de rapprochement.
Trier et filtrer les transactions
Disponible via le menu Mes transactions, vous retrouverez tout en haut de la liste un menu Filtres qui vous permettra d'affiner la liste des transactions que vous souhaitez consulter.
Ignorer une transaction
Une transaction en état En attente de rapprochement peut être ignorée. Pour cela, il vous suffit de cliquer sur "Ignorer cette transaction".
Si besoin, vous pourrez accéder à tout moment aux transactions précédemment ignorées en utilisant le filtre par État, puis en sélectionnant dans la liste l'état "Ignoré".
Après avoir cliqué sur une transaction en état Ignoré, le bouton Restaurer la transaction est disponible.
Note : Toute transaction en état Ignoré sur mobile s'affichera encore sur l'application web (Onglet Transactions Personnel). Ce point est actuellement en cours de développement par notre équipe technique et sera bientôt rendu public.