Unterschiedliche Profile für unterschiedliche Aufgaben
In den Abonnements Team und Entreprise ist es möglich, Nutzern, die mit dem Firmenkonto verbunden sind, Rechte zuzuweisen.
Tatsächlich bieten unsere Abonnements mit erweiterten Funktionen einen kollaborativen Workflow, der es ermöglicht, die von den Mitarbeitern eingetragenen Spesenabrechnungen zu überprüfen und zu validieren sowie Rückerstattungen und die Verarbeitung von Buchungsbuchungen zu verwalten.
In unserem kurzen Video-Tutorial erfahren Sie mehr über Jenjis dynamischen Echtzeit-Genehmigungsprozess.
Damit jeder Schritt des Genehmigungsprozesses ausgeführt werden kann, muss der Nutzer über die entsprechenden Rechte verfügen.
Die Rechtevergabe kann beim Hinzufügen des Mitarbeiters zum Konto oder später über die Konfiguration des Kontos erfolgen.
Standardrolle: einfacher Mitarbeiter
Wenn einem Nutzer keine Rechte zugewiesen werden, kann er lediglich seine eigenen Ausgaben verwalten:
- Ausgaben eingeben
- Überwachen des Fortschritt der Bearbeitung seiner Ausgaben
- Ausgaben-Exporte tätigen
Konformitätsentscheidungen im Hinblick auf Ausgaben: die Rolle des Genehmiger
Ein Nutzer, dem die Rechte eines „Genehmigers“ zugewiesen wurden, kann beurteilen, ob die von den Mitarbeitern in das Konto eingegebenen Ausgaben konform sind oder nicht.Über seinen persönlichen Webspace hat der Genehmiger Zugriff auf die Registerkarte Zu überprüfen.
Über diesen Bildschirm kann der Genehmiger in Echtzeit auf alle von den Mitarbeitern eingegebenen Ausgaben zugreifen.
Der Überprüfungsschritt besteht darin, zu kontrollieren, ob die Daten mit dem Beleg übereinstimmen.
Der Genehmiger kann die Daten bei Bedarf ändern und schließlich beurteilen, ob die Ausgaben im Hinblick auf die Vorschriften konform oder nicht konform sind.
Hinweis: Wenn eine Ausgabe als nicht konform eingestuft wird, erhält der Mitarbeiter eine Benachrichtigung über sein Mobiltelefon. Er kann die Daten ändern und seine Ausgaben erneut zur Überprüfung einreichen.
Genehmigung von Ausgaben: die Rolle des Genehmigers
Das Genehmigungsrecht ermöglicht es einem Nutzer, die von Mitarbeitern eingegebene Ausgaben zu akzeptieren oder abzulehnen. Die Validierung ist ein obligatorischer Schritt, damit die Daten zur Rückerstattung und/oder in der Buchhaltung verarbeitet werden können.
Über seinen persönlichen Webspace hat der Genehmiger Zugriff auf die Registerkarte Zu überprüfen.
Über diesen Bildschirm kann der Genehmiger in Echtzeit auf alle Ausgaben zugreifen, die zuvor als konform eingestuft wurden.In der Validierungsphase werden die Ausgaben, chargenweise oder einzeln, wie unten dargestellt, genehmigt oder abgelehnt.
Hinweis: Eine ausstehende Ausgabe kann nicht in die Buchhaltung exportiert werden.
Bearbeitung von Ausgaben im Hinblick auf die Rückerstattung und Buchhaltung: die Rolle des Buchhalters
Das Buchhalterrecht ermöglicht einem Nutzer, die Rückerstattung von Ausgaben und/oder die Verbuchung von Daten zu verarbeiten.
Über seinen persönlichen Webspace hat der Buchhalter Zugriff auf Exporte für die Rückerstattung und auf Buchhaltungsexporte aus der Registerkarte „Export“.
Einrichten des Unternehmenskontos: die Rolle des Administrators
Das Administratorrecht ermöglicht einem Nutzer das Einrichten des Unternehmenskontos.
Über seinen persönlichen Webspace hat der Administrator Zugriff auf die Einstellungen des Unternehmens , indem er auf die Registerkarte Einstellungen oben rechts auf dem Bildschirm klickt.
Ein Nutzer kann Administrator einer Untergruppe sein. In diesem Fall hat er nur Zugriff auf den Bereich „Nutzerverwaltung“ dieser Gruppe.
Hinweise:
- Der Validierungsschritt kann auch über die mobile Anwendung durchgeführt werden.
- Die Rechte sind kumulativ. Ein Nutzer kann mehrere Rechte haben. Er kann z. B. Genehmiger und Administrator sein.