Fonctionnalité disponible en plan Enterprise.
A quoi sert une règle de routage ?
Les règles de routage permettent de définir un circuit de validation dynamique.
Si vous avez au sein de votre organisation des spécificités dans le circuit d'approbation, elles vous donnent la possibilité d'implémenter ces particularités.
Exemple : Par défaut, toute dépense saisie doit être validée par l'utilisateur Manager1. Grâce à la règle de routage ci-dessous, une dépense dont le montant est supérieur à 1 000 € sera redirigée auprès du groupe Marketing department, dont les dépenses sont validées par un autre utilisateur.
Comment paramétrer une règle de routage ?
- Rendez-vous sur l'application web à l'adresse app.jenji.io.
- Accédez aux Paramètres en cliquant en haut à droite de votre écran.
- Dans le menu Paramètres société qui se trouve à gauche de l'écran, cliquez sur Politique, puis Règles de Routage.
- Cliquez sur le bouton Ajouter.
Paramétrer la condition de la règle de routage
Toute dépense qui répond à une condition prend une route spécifique dans le circuit d'approbation.
3 données sont à compléter pour paramétrer la condition de la règle de routage
:
- Champ : élément déclencheur, à sélectionner dans la liste déroulante. La plupart des entrées font référence aux champs principaux d'une dépense (Vendeur, Total, Catégorie, etc.). Si des champs personnalisés ont été configurés dans le compte, ceux-ci s'affichent également dans la liste.
- Opération : liste déroulante qui propose des entrées en fonction du champ précédemment sélectionné : égale, est supérieur à ou parmi.
- Valeur : cette donnée peut être de type texte, nombre ou liste, selon le champ précédemment sélectionné.
Note : Il est possible d'ajouter plusieurs conditions dans une même règle de routage. Une dépense qui réunit toutes ces conditions sera redirigée vers le groupe destinataire sélectionné. En revanche, si une seule des conditions est remplie, la règle ne se déclenchera pas. Selon les cas, privilégiez donc la création de plusieurs règles de routage, et non plusieurs conditions pour une seule règle.
Paramétrer le groupe destinataire
Une fois la condition paramétrée, vous devez choisir un groupe destinataire. Les entrées dans la liste déroulante correspondent aux groupes configurés dans le compte.
Les dépenses remplissant la condition seront redirigées vers le groupe sélectionné. En parallèle, vous devez donc attribuer les droits de vérification et/ou de validation sur le groupe en question, aux utilisateurs qui sont supposés avoir accès à ces dépenses.
Paramétrer les groupes concernés et utilisateurs concernés
Par défaut, une règle de routage se déclenche dès que sa condition est remplie, et ceci peu importe le propriétaire de la dépense.
Si vous souhaitez contrôler ce périmètre, vous pouvez utiliser le champ Groupes concernés ou Utilisateurs concernés.
Par exemple, dans le cas ci-dessous, la règle de routage ne se déclenchera que si la dépense qui remplit la condition a été saisie par une personne rattachée au groupe Marketing department.
Puis Sauvegarder.
Ou bien, que si la dépense qui remplit la condition a été saisie par le collaborateur x.