Différents profils pour différentes tâches
Dans les plans Team et Enterprise, il est possible d'attribuer des droits aux utilisateurs rattachés au compte de la société.
En effet, nos plans avancés se dotent d'un workflow collaboratif qui permet de vérifier et de valider les notes de frais déclarées par les collaborateurs, ainsi que de gérer les remboursements et le traitement des écritures comptables.
Pour que chaque étape du workflow d'approbation puisse être réalisée, l'utilisateur doit posséder le droit correspondant.
L'attribution de droits peut se faire au moment de l'ajout du collaborateur dans le compte, ou ultérieurement, via la configuration du compte.
Rôle par défaut : le collaborateur simple
Si aucun droit n'est attribué à un utilisateur, les actions qu'il peut entreprendre concernent uniquement ses propres dépenses :
- Saisir des dépenses
- Suivre l'évolution du traitement des dépenses
- Exporter des dépenses
Mettre en conformité les dépenses : le rôle du Vérificateur
Le droit de vérificateur permet à un utilisateur de juger si les dépenses saisies dans le compte par les collaborateurs sont conformes ou non. Via son espace personnel web, le vérificateur a accès à l'onglet À Vérifier.
Cet écran lui permet d'accéder en temps réel à toutes les dépenses saisies par les collaborateurs.
L'étape de vérification consiste à contrôler que les données correspondent au justificatif.
Le vérificateur peut modifier les données si nécessaire, et au final juge si la dépense est conforme ou non conforme.
Note : Si une dépense est jugée non conforme, le collaborateur reçoit une notification via mobile. Il peut modifier les données et soumettre à nouveau sa dépense pour vérification.
Approuver les dépenses : le rôle du Valideur
Le droit de valideur permet à un utilisateur d'accepter ou de rejeter les dépenses saisies par les collaborateurs. La validation est une étape obligatoire pour que les données puissent être traitées en remboursement et/ou comptabilité.
Via son espace personnel web, le valideur a accès à l'onglet À Valider.
Cet écran lui permet d'accéder en temps réel à toutes les dépenses qui ont été jugées conforme en amont par le vérificateur. L'étape de validation consiste à approuver ou rejeter des dépenses, par lot, ou de manière individuelle comme présenté ci-dessous.
Note : une dépense en statut rejeté ne peut plus être modifiée par le collaborateur.
Traiter les dépenses en remboursement et en comptabilité : le rôle du Comptable
Le droit de comptable permet à un utilisateur de traiter le remboursement des dépenses et/ou la comptabilisation des données.
Via son espace personnel web, le comptable a accès aux exports remboursements et aux exports comptabilité depuis l'onglet Export.
Paramétrer le compte de la société : le rôle de l'Administrateur
Le droit d'administrateur permet à un utilisateur de paramétrer le compte de la société.
Via son espace personnel web, l'Administrateur a accès aux Préférences de la société en cliquant sur l'onglet Paramètres en haut à droit de l'écran.
Un utilisateur peut être Administrateur d'un sous-groupe. Dans ce cas, il a accès uniquement à la section "Gestion des utilisateurs" de ce groupe.
Notes :
- L'étape de validation peut être également réalisée via l'application mobile.
- Les droits sont cumulatifs. Un utilisateur peut posséder plusieurs droits, il peut être valideur et administrateur par exemple.