Définition de la mise en conformité
La mise en conformité correspond à la première étape du workflow d'approbation des plans Team et Enterprise.
Cette étape de vérification permet de contrôler les données saisies par les collaborateurs.
Elle permet également de valider la conformité des frais engagés vis à vis de la politique de dépenses d'entreprise (seuil, catégorie, ...).
La mise en conformité doit être réalisée via l'interface web.
La personne en charge de la mise en conformité détient le rôle de Vérificateur.
Un Vérificateur peut réaliser les actions suivantes, via son espace en ligne app.jenji.io :
- Accéder aux dépenses saisies par les collaborateurs en temps réel.
- Modifier les données saisies par les collaborateurs.
- Prendre une décision de conformité : conforme ou non conforme, accompagnée d'un commentaire.
- Annuler une décision de conformité (de manière individuelle ou en masse).
Accès aux dépenses saisies par les collaborateurs
Rendez-vous dans l'onglet À Vérifier. Une bulle vous indique le nombre de dépenses en attente de vérification.
Deux vues sont à votre disposition, selon vos préférences.
Contrôle et modification des données
L'écran dédié à la mise en conformité permet de vérifier les dépenses de manière individuelle. Pour chaque dépense, vous visualisez :
- Le justificatif de la dépense, sauf s'il s'agit de frais kilométriques.
- Les données associées à la dépense (extraites automatiquement par l'OCR ou renseignées par le collaborateur).
Vous devez vous assurer que les données soient cohérentes par rapport aux informations présentes sur le justificatif. L'intégralité des champs sont modifiables en cas d'information incorrecte ou manquante.
Prise de décision de la conformité
Une fois votre contrôle terminé, vous devez juger la conformité de la dépense. Pour cela, il suffit de cliquer sur la décision de votre choix : Conforme, non Conforme, Fermer la fenêtre.
- Non conforme : La dépense est jugée non acceptable en tant que telle (photo floue ou illisible, complément d'information requis, etc.). La dépense est renvoyée auprès du collaborateur. Une notification mobile lui est poussée automatiquement, évitant ainsi d'initier un échange en parallèle de Jenji. Le collaborateur prend connaissance de la décision en temps réel et soumet une nouvelle version de sa dépense intégrant les informations requises.
- Fermer la fenêtre : Vous ne souhaitez pas statuer sur la conformité de la dépense. Le statut de la dépense reste en attente.
- Conforme : Les données ont été vérifiées. La dépense peut être envoyée auprès du valideur qui prendra en charge la validation ou le rejet de la dépense.
Une fois la mise en conformité réalisée, les dépenses n'apparaissent plus dans l'onglet À Vérifier (sauf si aucune décision n'a été prise). Vous retrouvez les dépenses sur lesquelles vous venez d'agir dans l'onglet Dépenses > Equipe.
Annulation d'une décision de conformité
Vous pouvez revenir sur votre décision de conformité tant qu'une dépense n'a pas été validée.
Via l'onglet Dépenses > Equipe :
- Retrouvez la dépense grâce aux différents filtres à votre disposition.
- Cliquez sur l'intitulé de la dépense pour la visualiser.
- Cliquez sur le bouton Annuler Conformité.
- Vous pouvez modifier les champs, prendre une nouvelle décision de conformité, ou laisser la dépense en statut en attente.
- Cliquer sur Sauvegarder pour sauvegarder les modifications.
Annuler une décision de conformité par lot
Vous souhaitez annuler la conformité de plusieurs dépenses ? Sélectionnez-les et utilisez le bouton Actions.