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Exporter les dépenses en comptabilité


Le workflow d'approbation des dépenses dans les plans Team et Enterprise inclut une étape de comptabilisation. Ainsi, à tout moment, il est possible de générer les écritures comptables  d'une sélection de dépenses dans le but de traiter les données des notes de frais en comptabilité.

 

Cette étape permet de :

 

  • Générer les écritures comptables des dépenses à comptabiliser. Le fichier inclut les comptes de charges, les comptes de contrepartie au crédit, la TVA déductible, etc. 
 
  • Déclarer que des dépenses ont été comptabilisées. Le statut des dépenses dans Jenji passe à comptabilisé. De cette manière, les dépenses en question ne peuvent pas être traitées en comptabilité une seconde fois. 
 

Pour qu'un utilisateur puisse traiter des dépenses en comptabilité, il doit détenir le rôle de Comptable. Les actions doivent être réalisées depuis un ordinateur, via l'interface web app.jenji.io


 

Comment traiter les dépenses en comptabilité ? 

 

Il faut que les dépenses aient été validées pour qu'elles puissent être traitées en comptabilité.  

 

La comptabilisation des notes de frais se réalise en 2 étapes :

 

  1. Exporter les dépenses à comptabiliser. 
  2. Déclarer les dépenses comme comptabilisé.
 

Etape 1 : L'export Comptabilité

 

Vous disposez de deux chemins différents pour exporter les dépenses à comptabiliser. A choisir selon le contexte de votre entreprise. 

 

Option A : Exporter à un moment T l'intégralité des dépenses qui se trouvent en état Validé ou Remboursé.
 

 

En ne sélectionnant aucune période, vous êtes ainsi sûr de prendre en compte toutes les dépenses qui ont été validées dernièrement dans le compte. 

 

Depuis l'onglet Exports > Comptabilité :
 

  • Cliquez sur le bouton :
 

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Dans la fenêtre qui s'ouvre :
 

  • Choisissez les dépenses à exporter : en état Validé ou Remboursé. 
 
  • Sélectionnez le ou les utilisateur(s) concerné(s). Il est tout à fait possible d'exporter les dépenses pour Tous les collaborateurs (gain de temps).
 
  • Nommez l'export. Exemple : NDF 112019. 
 
  • Cliquez sur Exporter.
 

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Option B : Faire une sélection de dépenses en amont en utilisant les filtres, puis exporter les dépenses en comptabilité. 

 

Vous pouvez ainsi générer les écritures par exemple sur une période précise. 

 

Depuis l'onglet Dépenses > Equipe :
 

  • Utilisez les filtres de votre choix. 
 
  • Cochez les dépenses à exporter. 
 
  • Cliquez sur le bouton Exports > Comptabilité
 

Export comptabilité.png


 

Que vous passiez par l'option A ou l'option B, votre export comptabilité est généré automatiquement.
 

Votre export est disponible dans l'onglet Exports > Comptabilité
 

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  • Le fichier est disponible en téléchargement.
 

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Etats des exports

 
  • En attente : suite à votre export de dépenses aucune autre action n'a été entreprise, le statut de l'export reste en attente.
 

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         Cela veut dire que les dépenses rattachées à l'export sont actuellement en état Exporté

 

Dépenses exportées.png


 


 

  • Configuration manquante, Dépenses déjà exportées, Aucune dépense éligible trouvée, Des dépenses ne sont pas prêtes pour être exportées : nous vous invitons à nous écrire à l'adresse support@jenji.io.
 
 

Supprimer un export Comptabilité

 

Les dépenses ne peuvent pas être modifiées tant que l'export comptabilité est en attente
 

Pour supprimer un export comptabilité :
 

  • Pour un seul export, cliquez sur les trois points, puis Supprimer.  
  • Pour supprimer plusieurs exports simultanément, sélectionnez les exports en questions, puis cliquez sur les boutons "Action > Supprimer les exports sélectionnés".


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Etape 2 : Déclarer la comptabilisation des dépenses

 

Lorsque les notes de frais des collaborateurs ont été comptabilisées par votre société, vous devez déclarer le traitement en comptabilité dans Jenji

 

Suite à cette action, les dépenses passeront à l'état Comptabilisé et ne pourront pas être traitées à nouveau en comptabilité.  

 

Pour déclarer que des dépenses ont été comptabilisées : 
 

  • Pour un seul export, cliquez sur les trois points, puis Déclarer comme comptabilisé.  
  • Pour plusieurs exports simultanément, sélectionnez les exports en questions, puis cliquez sur les boutons "Action > Déclarer comme comptabilisé".


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L'export passe à l'état Comptabilisé.

 

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Les dépenses rattachées à l'export sont à présent en état Comptabilisé

 

Note : Si des dépenses ont été remboursées avant d'être déclarées comme comptabilisé, elles passeront en état Clôturé.

Dépenses clôturées.png
 



Etapes supplémentaires facultatives

 

Télécharger les dépenses comptabilisées

 

Si vous le souhaitez, vous pouvez exporter en format ZIP les dépenses qui sont rattachées à l'export comptabilité. Vous retrouverez dans cet export, à la fois les justificatifs des dépenses et les données associées. 
 

  • Cliquez sur les trois points, puis Télécharger.  
 

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Votre export ZIP est généré automatiquement et est disponible dans l'onglet Exports > Standard.


 

Générer un export Remboursements

 

Vous pouvez générer un export remboursements directement depuis un export comptabilité
 

  • Pour un seul export, cliquez sur les trois points, puis Calcul remboursements.  
  • Pour plusieurs exports simultanément, sélectionnez les exports en questions, puis cliquez sur les boutons "Action > Calcul remboursements"
 

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Dans la fenêtre qui s'ouvre :
 

  • Nommez l'export Remboursements. Exemple : NDF 112019. 
  • Cliquez sur Exporter.
 

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Votre export remboursements est généré automatiquement et est disponible dans l'onglet Exports > Remboursements
 

 

Les fichiers récapitulatifs sont disponibles en téléchargement.

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