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Valider les dépenses des collaborateurs : validation ou refus

La validation est une étape indispensable du workflow d'approbation des dépenses dans les plans Team et Enterprise. 
 

Sans cette action, les dépenses saisies par les collaborateurs ne pourront pas être traitées en remboursement et/ou en comptabilité.
 

Vous pouvez dès à présent procéder à la validation depuis un ordinateur, via l'interface web Jenji et depuis votre mobile.
 

La personne en charge de la validation détient le rôle de Valideur.

Un Valideur peut réaliser les actions suivantes, via son espace en ligne app.jenji.io  :

  • Accéder aux dépenses en attente de validation. 
  • Modifier les données associées aux dépenses. 
  • Prendre une décision de validation : valider ou refuser, accompagnée d'un commentaire. 
  • Annuler une décision de validation (de manière individuelle ou en masse).
  • Visualiser toutes les dépenses des collaborateurs. 
 

La validation via votre interface web

 

Accès aux dépenses à valider


Depuis votre espace en ligne app.jenji.io

Rendez-vous dans l'onglet À Valider. Une bulle vous indique le nombre de dépenses en attente de validation. 
 

Deux vues sont à votre disposition, selon vos préférences. 
 

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Prise de décision de la validation

 

Option 1 : Valider sans visualiser l'intégralité des données

 

Si les informations qui s'affichent sont suffisantes pour rendre votre décision, vous pouvez valider directement une ou un ensemble de dépenses sans accéder à leur détail complet. 
 

Pour cela, sélectionnez-la ou les dépenses et cliquez sur le bouton Tout Valider
 

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Note : La validation de dépenses en alerte (exemple : plafond dépassé) ne sera pas prise en compte. Ces dépenses devront donc être validées via la deuxième option, présentée ci-dessous.
 

Option 2 : Visualiser les données complètes, puis valider ou refuser

 

Vous souhaitez accéder à la fois au justificatif de la dépense et aux données associées ? Pour cela, sélectionnez la ou les dépenses et cliquez sur le bouton Consulter.  
 

Cet écran de traitement permet de contrôler les dépenses de manière individuelle. Pour chaque dépense, vous visualisez  :
 

  1. Le justificatif de la dépense, sauf s'il s'agit de frais kilométriques. 
  2. Les données associées à la dépense - qui ont été jugées conformes en amont par le Vérificateur (selon la configuration du compte de votre société). 
 

L'intégralité des champs sont encore modifiables en cas d'information incorrecte, en cliquant sur le bouton Modifier :
 

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Une fois votre contrôle terminé, vous pouvez rendre votre décision. Pour cela, il suffit de cliquer sur Refuser ou Valider.  

 

En cas de rejet, le collaborateur reçoit une notification sur mobile. Vous pouvez laisser un commentaire dans le champ dédié. 

Une fois l'étape de validation réalisée, les dépenses n'apparaissent plus dans l'onglet À Valider (sauf si aucune décision n'a été prise). Vous retrouvez les dépenses sur lesquelles vous venez d'agir dans l'onglet Dépenses > Equipe.
 

Affichage des détails de remboursement 

Les informations relatives au remboursement s'affichent à présent pour les dépenses qui ont été validées.

Dans la fiche récapitulative d'une dépense :



Ainsi que dans la liste des dépenses (le montant à rembourser s'affiche en jaune si celui-ci est différent du montant de la dépense) :


 

Dans quel cas le montant "Remboursable" est-il différent du montant de la dépense ? 

 
  • Des règles de politique de dépenses de l’entreprise sont appliquées (exemple : dépense d’hébergement plafonnée à 120€).
  • La dépense a été réglée avec un moyen de paiement non remboursable (exemple : carte de crédit société).
 

Annulation d'une décision de validation

 

Vous pouvez revenir sur votre décision de validation tant qu'une dépense n'a pas été exportée en remboursement ou en comptabilité
 

Via l'onglet Dépenses > Equipe 

  • Retrouvez la dépense grâce aux différents filtres à votre disposition. 
  • Cliquez sur l'intitulé de la dépense pour la visualiser. 
  • Cliquez sur le bouton Annuler Validation.
  • La dépense est à nouveau disponible dans l'onglet À Valider
 

Annuler une décision de validation par lot

 

Vous souhaitez annuler la validation de plusieurs dépenses ? Sélectionnez-les et utilisez le bouton Actions. 

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  • Cliquez sur le bouton Annuler Validation, puis OK

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La validation via votre mobile


Depuis début 2022, vous pouvez dès à présent valider les dépenses de vos collaborateurs depuis votre mobile.
Disponible pour les plans Team et pour les plans Enterprise (demande d'activation par l'administrateur du compte à l'adresse : support@jenji.io).
 

Accès aux dépenses à valider

 
  • Connectez vous à votre application mobile Jenji
  • Cliquez sur l'onglet Equipe depuis l'écran principal
  • Accédez aux dépenses de vos collaborateurs à valider, en cliquant sur l'onglet A Valider. 
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Prise de décision de la validation

 
  • Sélectionnez un collaborateur dont vous souhaitez valider les dépenses
 

Option 1 : Valider sans visualiser l'intégralité des données


Vous avez la possibilité de valider l'ensemble des dépenses de votre collaborateur en un seul clic : Tout valider.
 
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Option 2 : Visualiser les données complètes, puis valider ou refuser

 

Vous souhaitez avoir accès à l'ensemble des données relatives à la dépense et au justificatif, vous pouvez sélectionner une par une les dépenses de votre collaborateur.
 

Une fois votre contrôle terminé, vous pouvez rendre votre décision. Pour cela, il suffit de cliquer sur Refuser ou Valider.  
 

En cas de rejet, le collaborateur reçoit une notification sur mobile et par email. 

 

Annulation d'une décision de validation


Vous pouvez revenir sur votre décision de validation tant qu'une dépense n'a pas été exportée en remboursement ou en comptabilité
  • Depuis votre onglet Equipe, vous avez accès à vos Actions récentes
  • Sélectionnez la dépense concernée, cliquez sur le bouton Annulation validation
  • La dépense est à nouveau disponible dans l'onglet À Valider


 
 
 
 
 
 
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