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Tout ce que vous devez savoir sur les enveloppes de frais

Fonctionnalité uniquement disponible dans le plan Enterprise.


Saisir des enveloppes de frais

 

Depuis l’interface web 

 

Visualiser ses enveloppes de frais 


Vos enveloppes de frais sont disponibles et visibles dans le menu Enveloppes de frais ou Enveloppes de frais > Personnel.

 
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Vous pouvez avoir accès aux informations de l’enveloppe de frais en cliquant dessus. Vous pourrez ainsi visualiser un résumé des dépenses rattachées à l’enveloppe de frais. 

 
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Le bouton Consulter vous permet de prendre connaissance des dépenses rattachées à l’enveloppe de frais en mode tunnel.

 
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Saisir ses enveloppes de frais


Vous pouvez créer de nouvelles enveloppes de frais à tout moment depuis votre compte. Pour cela :
 
  • Cliquez sur le bouton Ajouter, puis sur le type d’enveloppe de frais que vous souhaitez créer : 
 
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  • Renseignez les différents champs de l’enveloppe de frais 
 
  • Cliquez sur le bouton Créer
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Une nouvelle enveloppe de frais est ainsi créée et disponible sur votre compte. 
 

Depuis l’application mobile 

Visualiser ses enveloppes de frais 


Vos enveloppes de frais sont visibles dans le menu Enveloppes de frais.
 
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En cliquant sur une enveloppe de frais, vous accéderez à sa fiche résumé et pourrez ainsi consulter ou modifier les détails de cette enveloppe de frais. Vous trouverez ci-dessous l’exemple d’une fiche résumé d’une enveloppe de frais sans dépenses.

 
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Depuis la fiche résumé d’une enveloppe de frais avec dépenses on visualise notamment le montant de l’enveloppe de frais et la liste des dépenses rattachées.
 
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Saisir ses enveloppes de frais

 
  • Cliquez sur le bouton Ajouter
 
  • Cliquez sur le type d’enveloppe de frais que vous souhaitez créer 

Depuis l’accueil de votre compte :
 
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  • Renseignez les différents champs de l’enveloppe de frais
 
  • Confirmez la création de l’enveloppe de frais en cliquant sur le bouton Enregistrer.
 

Intégrer une dépense dans une enveloppe de frais

 

Depuis l’interface web 


Prérequis : l’enveloppe de frais doit être déjà créée

L’ajout d’une dépense à une enveloppe de frais est possible soit lors de la création de la dépense, soit en modifiant la dépense.

L’enveloppe de frais à laquelle doit être rattachée la dépense doit être sélectionnée au niveau du champ Enveloppe de frais.  
 
 
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Depuis l’interface mobile

 

Depuis la fiche résumée d’une enveloppe de frais sans dépenses


Dans le menu Enveloppes de frais, cliquez sur l’enveloppe de frais et accédez à sa fiche résumée pour y rattacher des dépenses.
 
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  • Cliquez sur le bouton Ajouter des dépenses
 
  • Choisissez entre Créer une nouvelle dépense et Sélectionner des dépenses existantes
 

Depuis la fiche résumée d’une enveloppe de frais avec dépenses


Ouvrez l’enveloppe de frais pour accéder à sa fiche résumée, puis cliquez sur le bouton Ajouter des dépenses :
 
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Depuis la fiche résumée d’une dépense


Il est possible de rattacher la dépense à une enveloppe de frais via le bouton “dossier” accessible directement depuis la dépense. 

Pour cela : 
 
  • Cliquez sur la dépense pour ouvrir sa fiche résumée
 
  • Cliquez ensuite sur le bouton “dossier”
 
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Vous aurez ensuite le choix entre deux possibilités :
  • La création d’une nouvelle enveloppe de frais
 
  • La sélection d’une enveloppe de frais existante
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Circuit de validation d’une enveloppe de frais


En étant manager d’une équipe, vous aurez la possibilité de gérer les enveloppes de frais de vos collaborateurs. 
  • Vos enveloppes de frais sont disponibles dans le menu Enveloppes de frais > Personnel
  • Les enveloppes de frais des collaborateurs sous votre responsabilité sont visibles dans le menu Enveloppes de frais > Equipe
  • Les enveloppes de frais de vos collaborateurs qui sont en attente d’une action de votre part se trouvent dans le menu Enveloppes de frais > A Traiter.

Pour rappel, les noms des actions, des menus (etc) sont variables d’une configuration à l’autre.

Depuis l’interface web 


Les enveloppes de frais de vos collaborateurs qui sont en attente d’une action de votre part sont disponibles dans le menu Enveloppes de frais > À traiter :

 
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Validation unitaire d’une enveloppe de frais 


Cliquez sur l’enveloppe de frais pour en afficher le détail, puis cliquez sur le bouton d’action souhaité (ici Accepter ou Rejeter) :

 
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Validation d’enveloppes de frais en masse 


Sélectionnez les enveloppes de frais à traiter, puis cliquez sur le bouton Consulter :

 
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Vous pourrez traiter la première enveloppe de frais, puis passer à la suivante à l’aide des flèches disponibles en haut de l’écran : 

 
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Depuis l’application mobile


Depuis l’écran d’accueil de votre compte :
  • Cliquez sur l’onglet Equipe disponible au bas de l’écran : une pastille indique le nombre d’éléments qui nécessitent une action de votre part.
 
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  • Cliquez ensuite sur le menu A Traiter
 
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  • Cliquez sur le nom du collaborateur dont vous souhaitez traiter une ou des enveloppes de frais
 
  • Cliquez sur l’enveloppe de frais à traiter afin d’accéder à son détails et au(x) bouton(s) d’action (actions disponibles selon la configuration du compte) 
 
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Export des enveloppes de frais

Il est désormais possible de générer un export des enveloppes de frais, au format CSV:

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Les exports générés peuvent ensuite être retrouvés dans l'onglet Exports > Standard.

 
 
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