L'export des dépenses : la finalisation de la gestion des dépenses de vos collaborateurs
Vous avez validé les dépenses de vos collaborateurs. Il vous faut maintenant exporter ces dépenses. En effet, c'est une très bonne façon de récupérer toutes leurs données et de pouvoir ensuite, soit les classer dans votre comptabilité, soit les transmettre à votre comptable ou responsable.
Puisque nous avons à cœur de vous simplifier cette tâche rébarbative qui est la gestion des notes de frais, nous vous avons prévu plusieurs formats d'export.
Contrairement à l'export de vos propres dépenses, l'export des dépenses de vos collaborateurs ne peut se faire que via l'application web app.jenji.io afin de vous assurer une gestion optimale.
Pour réaliser ces exports, il vous faut vous rendre dans l'onglet Dépenses > Equipe..
Exporter les dépenses : mode d'emploi
La démarche est la suivante :
- Sélectionnez les dépenses à exporter.
- Cliquez sur Exports, puis sur Standard (CSV, Excel, ZIP, PDF).
- Choisissez le format de l'export.
- Nommez l'export.
Les différents formats d'export disponibles
Les exports Excel et CSV
Ce sont les exports les plus détaillés :
- Date de la dépense
- Intitulé de la dépense
- Catégorie de la dépense
- Total TTC
- TVA si renseignée
- Total HT
- Devise utilisée
- Pays où la dépense a été saisie
- Total TTC converti dans la devise principale de la société
- Moyen de paiement utilisé
- Commentaire s'il y en a
- Champ "Refacturable"
- Date de création de la dépense
- Distance (km) dans le cas d'un frais kilométrique
- Véhicule utilisé dans le cas d'un frais kilométrique
- Type du véhicule utilisé
- Chevaux fiscaux du véhicule utilisé
- Tags liés à la dépense
- Liste des Invités s'il y en a
- Données supplémentaires relatives aux dépenses (champs personnalisés)
- Identifiant Jenji du collaborateur (adresse email)
- Prénom du collaborateur
- Nom du collaborateur
- Matricule du collaborateur si renseigné
- Groupe du collaborateur
- Données supplémentaires relatives aux collaborateurs (champs personnalisés).
Une fois téléchargés, vous pourrez aussi les modifier.
L'export PDF Résumé
Comme son nom l'indique, cet export est le plus succinct qui ne vous livrera que les informations essentielles. Date de la dépense, nom du Vendeur, Catégorie, Total HT, TVA, Total TTC.
Les dépenses sont classées selon les différents collaborateurs auxquelles elles appartiennent (un collaborateur par page).
L'export PDF avec justificatifs
Les informations exportées sont les mêmes que celles de l'export précédent. Cependant, vous y retrouverez également les justificatifs des dépenses exportées.
L'export ZIP
C'est l'export le plus complet que vous pouvez télécharger. Lorsque vous le téléchargez, vous obtenez plusieurs dossiers qui contiennent les justificatifs des dépenses exportées, classés selon l'année et la date, ainsi que par collaborateurs. À l'intérieur de ces dossiers, vous pourrez récupérer les justificatifs dans leur format original.
En plus de cela, vous obtenez également les exports sous format Excel et CSV, comme présentés ci-dessous. C'est l'export le plus intéressant si vous désirez transmettre les notes de frais de vos collaborateurs à un tiers.
Contenu de l'export ZIP :
Une fois les exports réalisés, comment puis-je les retrouver ?
Tous les exports sont envoyés par email. Ils sont également accessibles à tout moment dans l'onglet Exports > Standard ou Exports.
Les demandes d'export sont triées par mois et un lien de partage est aussi proposé, ainsi qu'un téléchargement direct. Il est possible de renommer ou de supprimer un export à tout moment en cliquant sur les trois points à la droite de la ligne de l'export en question.
- Option 1 : utilisez le lien de partage pour communiquer le fichier à une personne tierce. Pour cela, cliquez sur le bouton "copier le lien" et collez le résultat dans un email ou dans une conversation.
- Option 2 : téléchargez directement le fichier en cliquant sur le bouton "télécharger".
Des exports plus détaillés pour les plans avancés
Pour les entreprises (plan Team et Enterprise) qui doivent gérer les dépenses de leurs collaborateurs, Jenji a prévu plusieurs autres types d'export. Il est ainsi possible d'effectuer des exports en remboursement, en comptabilité et en refacturation.
L'export en remboursement
Une fois que vous avez validé les dépenses de vos collaborateurs, vous devez procéder au remboursement de leurs dépenses. Nous vous proposons d'effectuer un export en remboursement.
Lorsque vous téléchargez cet export, vous obtenez les informations sous trois formats : Excel, CSV et PDF et vous pourrez ainsi les classer dans votre comptabilité ou les transmettre directement à votre comptable.
L'export en comptabilité
L'export en comptabilité pour le plan TEAM
Si vous êtes en plan Team, vous avez accès à un export en comptabilité au format Excel Dynamique. Vous pouvez ainsi y définir vos règles de récupération de TVA, paramétrer vos différents comptes, etc.
Une fois que vos règles sont définies, peu importe les informations qui seront saisies dans les dépenses, ce sont elles qui prendront le dessus lors de l'export.
La dépense est alors scindée en trois lignes :
- Débit
- Crédit
- TVA si récupérable.
Les différents comptes débiteurs et créditeurs sont aussi renseignés. De plus, divers intégrations comptables sont proposées avec cette solution.
L'export en comptabilité pour le plan Enterprise
Pour le plan Enterprise, l'export en comptabilité et la configuration comptable est personnalisable afin d'arriver à un format identique à celui qui est accepté par votre ERP.
L'export en refacturation
Le dernier type d'export, disponible aussi bien pour le plan Team que pour le plan Enterprise, est l'export en refacturation.
Il vous permet donc d'intégrer dans votre comptabilité les dépenses qui doivent être refacturées à un prestataire. Les exports en refacturation sont disponibles soit sous format PDF, soit sous format PDF résumé.
Exporter ses dépenses sur mobile
Deux types d'export sont disponibles :
- Dépenses : au format CSV, Excel, ZIP (justificatifs + données), PDF résumé ou PDF avec justificatifs inclus.
- Frais kilométriques : au format PDF, à choisir sur une année spécifique.
Peu importe l'export choisi, il est envoyé par email (une connexion internet est donc requise).
Grâce à notre synchronisation entre les différentes plateformes, vous les retrouverez également sur votre application web, dans l'onglet Exports.
Exporter les dépenses sur mobile
- Depuis votre Dashboard, accédez à votre Profil en cliquant sur l'icône en haut à droite.
- Dans la partie Export, cliquez sur Dépenses.
- Sélectionnez la période souhaitée en choisissant le jour de début, puis le jour de fin (prenez bien garde à cette étape car la période par défaut est celle du mois en cours).
- Sélectionnez le format souhaité.
- Cliquez sur Exporter.
Exporter les frais kilométriques sur mobile
- Accédez à votre Profil en cliquant sur l'icône en haut à droite.
- Dans la partie Export, cliquez sur Frais kilométriques.
- Sélectionnez l'année souhaitée.
- Cliquez sur Exporter.