Überprüfung der von den Mitarbeitenden hinzugefügten Nutzern: Entscheidung zur Konformität

Definition der Konformität

Die Bestimmung der Konformität ist der erste Schritt im Genehmigungsprozess der Team- und Enterprise-Abos.
 

Dieser Überprüfungsschritt ermöglicht die Überprüfung der von den Mitarbeitenden eingegebenen Daten sowie die Überprüfung der Konformität der angefallenen Kosten mit den betrieblichen Ausgabenrichtlinien (Grenzwerte, Kategorie usw.).
 

Die Bestimmung der Konformität muss über die Webapp erfolgen. 

Die für die Konformität verantwortliche Person hat die Rolle des Prüfers.
Prüfer können über ihren Online-Bereich in der Jenjii-App unter app.jenji.io die folgenden Aktionen durchführen:
 

• Zugriff auf die von den Mitarbeitenden eingegebene Ausgaben in Echtzeit. 
• Ändern der von den Mitarbeitenden eingegebenen Daten. 
• Eine Konformitäts-Entscheidung treffen:  konform oder nicht konform, begleitet von einem Kommentar.
• Konformitätsentscheidungen rückgängig machen (einzelne oder mehrere gleichzeitig).

Zugriff auf von Mitarbeitenden eingegebene Ausgaben   

Gehen Sie zur Registerkarte zu Überprüfen:  Eine Sprechblase zeigt Ihnen die Anzahl der Ausgaben an, die auf die Überprüfung warten.
 

Je nach Präferenz stehen Ihnen zwei Ansichten zur Verfügung. 
 

Überprüfung und Änderung von Daten

Auf dem Bildschirm „Konformität“ können Sie die Ausgaben einzeln überprüfen. Für jede Ausgabe können Sie folgendes sehen:
 

1. Beleg für die Ausgabe, außer bei Kilometererstattungen. 
2. Die mit der Ausgabe verbundenen Daten (automatisch vom OCR extrahiert oder vom Mitarbeitenden eingegeben).

Sie müssen sicherstellen, dass die Daten mit den Angaben auf dem Beleg übereinstimmen. Alle Felder können bei falschen oder fehlenden Angaben geändert werden.
 

Entscheidung über die Konformität

Nach Abschluss Ihrer Prüfung müssen Sie entscheiden, ob die Ausgaben im Hinblick der Vorschriften konform sind. Klicken Sie dazu einfach auf die Entscheidung Ihrer Wahl: konform, nicht konform, Fenster schließen.
 

1. Nicht konform: Die Ausgabe wird als solche nicht akzeptiert (unscharfes oder unleserliches Foto, zusätzliche Informationen erforderlich usw.). Die Ausgabe geht an den Mitarbeitenden zurück. Eine mobile Benachrichtigung wird automatisch an den Mitarbeiter gesendet, so dass ein paralleler Austausch mit Jenji nicht erforderlich ist. Der Mitarbeitende wird in Echtzeit über die Entscheidung informiert und muss daraufhin seine Ausgabe mit den erforderlichen Informationen erneut übermitteln.
2. Fenster schließen: Sie möchten nicht über die Konformität der Ausgabe entscheiden. Der Status der Ausgabe bleibt ausstehend.
3. Konform: Die Daten wurden überprüft. Die Ausgabe kann an den Genehmiger gesendet werden, der für die Validierung oder Ablehnung der Ausgabe zuständig ist. 

Sobald die Entscheidung über die Konformität abgeschlossen ist, erscheinen die Ausgaben nicht mehr auf der Registerkarte Zu überprüfen (sofern keine Entscheidung getroffen wurde). Die Ausgaben, die Sie gerade bearbeitet haben, finden Sie auf der Registerkarte Ausgaben > Team. 
 

Rücknahme einer Konformitätsentscheidung

Sie können Ihre Konformitätsentscheidung widerrufen, solange die Ausgabe noch nicht validiert wurde.
 

Über die Registerkarte Ausgaben > Team:
 

• Finden Sie die Ausgabe mit den verschiedenen Filtern, die Ihnen zur Verfügung stehen. 
• Klicken Sie auf den Namen der Ausgabe, um diese anzuzeigen.
• Klicken Sie auf die Schaltfläche Konformität rückgängig machen.
• Sie können die Felder bearbeiten, eine neue Konformitätsentscheidung treffen oder die Ausgabe im Status Ausstehend belassen.
• Klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen zu speichern.

Mehrere Konformitätsentscheidungen rückgängig machen
 

Möchten Sie die Konformität mehrerer Ausgaben rückgängig machen? Wählen Sie sie aus und verwenden Sie die Schaltfläche Massenbearbeitung.