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Ausgaben der Mitarbeitenden erstatten

Der Spesengenehmigungsprozess in Team- und Enterprise-Abos umfasst einen Schritt für die Erstattung. Somit ist es jederzeit möglich, eine Auswahl an Ausgaben zu verarbeiten, um den Mitarbeitern die ihnen entstandenen Ausgaben zu erstatten.
 

Dieser Schritt ermöglicht:
 

  • Eine Zusammenfassung der zu erstattenden Ausgaben zu erstellen. Die Lohnbuchhaltung kann diese Berichte verwenden, um die Erstattung von Spesenabrechnungen zu verwalten. 
  • Deklarieren, dass die Kosten erstattet wurden. Der Status der Ausgaben in Jenji ändert sich von genehmigt auf erstattet. Auf diese Weise können die Mitarbeiter den Fortschritt der Bearbeitung ihrer Ausgaben verfolgen und die betreffenden Ausgaben können nicht ein zweites Mal erstattet werden. 
 

Damit ein Nutzer die Ausgaben verarbeiten kann, muss er die Rolle eines Buchhalters haben. Diese Aktionen müssen von einem Computer aus über die Weboberfläche app.jenji.io getätigt werden. 
 

Wie wird die Erstattung von Ausgaben abgewickelt?
 

Die Ausgaben müssen genehmigt sein, damit sie erstattet werden können.
 

Die Erstattung erfolgt in 2 Schritten:
 

  1. Exportieren Sie die zu erstattenden Ausgaben. 
  2. Deklarieren Sie die Ausgaben als erstattet.
 

Schritt 1: Erstattungen exportieren
 

Für den Export der zu erstattenden Ausgaben stehen Ihnen zwei verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. Je nach Unternehmensart gilt es auszuwählen. 
 

Option A Alle Ausgaben, die sich im Status „Genehmigt“ oder „Gebucht“ befinden, auf einmal exportieren.
 

Wenn Sie keinen Zeitraum auswählen, können Sie alle Ausgaben berücksichtigen, die kürzlich auf dem Konto genehmigt wurden.  
 

Auf der Registerkarte Exporte > Erstattungen:
 

  • Klicken Sie auf die Schaltfläche:

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Daraufhin öffnet ein Fenster:
 

  • Wählen Sie die zu exportierenden Ausgaben aus, die sich im Status Genehmigt oder Gebucht befinden. 
  • Wählen Sie den/die betreffenden Nutzer aus. Es ist durchaus möglich, Ausgaben für alle Mitarbeitenden zu exportieren (Zeitersparnis). Die Informationen werden für jeden Mitarbeitenden aufgeschlüsselt. 
  • Benennen Sie den Export. Beispiel: Spesen 112019. 
  • Klicken Sie auf Exportieren.
 

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Option B: Treffen Sie mithilfe der Filter im Vorfeld eine Auswahl der Ausgaben und exportieren Sie diese dann in die Ausgaben, die erstattet werden müssen. 
 

So können Sie spezifische Spesen erstatten. Zum Beispiel für einen bestimmten Zeitraum oder für ein bestimmtes Projekt.
 

Auf der Registerkarte Ausgaben > Team: 
 

  • Verwenden Sie die Filter Ihrer Wahl. 
  • Überprüfen Sie die Ausgaben für den Export. 
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Exporte > Erstattung.
  

Unabhängig davon, ob Sie Option A oder Option B durchlaufen, wird Ihr Export für die Erstattungen automatisch generiert.
 

Ihr Export ist auf der Registerkarte  Exporte > Erstattungen verfügbar.
 

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  • Der Gesamtbetrag der Ausgaben wird angezeigt.
  • Es wird zwischen dem erstattungsfähigen Betrag und dem nicht erstattungsfähigen Betrag (je nach Zahlungsmethode, die der Mitarbeitende bei der Spesenerfassung angegeben hat) unterschieden.

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  • Die Zusammenfassungsdateien können durch Anklicken der drei Punkte heruntergeladen werden.

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Wir empfehlen Ihnen, sich die PDF-Datei anzusehen. Darin ist jede zu leistende Erstattung nach Mitarbeitendem aufgeschlüsselt:
 

  • Die Standardausgaben werden von den Kilometergeldkosten getrennt (sofern Fahrten eingetragen wurden). 
  • Erstattungsfähige Ausgaben werden von nicht erstattungsfähigen Ausgaben unterschieden (wenn eine Zahlungsmethode des Unternehmens verwendet wurde). 
  • Beträge in Fremdwährung werden umgerechnet.
 

Löschen eines Exports für Erstattungen
 

Solange keine Aktion ausgeführt wird, bleibt der Status des Exports ausstehend.
 

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Dies bedeutet, dass sich die mit dem Export verbundenen Ausgaben derzeit im Status exportiert befinden.
 

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Ausgaben können nicht geändert werden, wenn der Export für Erstattungen im Status Ausstehend ist.
 

Löschen eines Exports für Erstattungen:
 

  • Klicken Sie auf die drei Punkte und dann auf Löschen.
 

delete export.png
 

Schritt 2: Deklarieren Sie die Erstattung der Ausgaben
 

Wenn die Spesenabrechnungen der Mitarbeiter seitens Ihres Unternehmen erstattet wurden, müssen Sie die erfolgte Erstattung in Jenji festhalten.
 

Nach dieser Aktion wechseln die Ausgaben vom Status Genehmigt auf Erstattet.
 

  1. Die Mitarbeitenden werden in Echtzeit durch eine mobile Benachrichtigung informiert.
  2. Die Ausgaben können nicht erneut für eine Erstattung bearbeitet werden. 
 

So deklarieren Sie, dass die Kosten erstattet wurden:
 

  • Klicken Sie auf die Schaltfläche mit den drei Punkten auf der rechten Seite. 
  • Klicken Sie auf Als Erstattet markieren.
 

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Daraufhin öffnet ein Fenster:
 

  • Geben Sie die Informationen der Rückerstattung ein. 
  • Klicken Sie auf OK.
 

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Der Export wechselt in den Status Erstattet.

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Die mit dem Export verbundenen Ausgaben befinden sich derzeit im Status Erstattet

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Hinweis: Wenn Ausgaben verbucht wurden, bevor sie als erstattet deklariert wurden, gehen sie in den Status Abgeschlossen über.
 

Optionale zusätzliche Schritte

 

Erstattungen herunterladen
 

Wenn Sie möchten, können Sie die  Ausgaben, die den Export für Erstattungen betreffen im ZIP-Format herunterladen, um die Daten beispielsweise an Ihren Steuerberater zu übermitteln.
In diesem Export finden Sie sowohl die Belege der Ausgaben als auch die dazugehörigen Daten.
 

  • Klicken Sie auf die Schaltfläche mit den drei Punkten auf der rechten Seite. 
  • Klicken Sie auf ZIP exportieren.
 

Ihr ZIP-Export wurde automatisch generiert und ist auf der Registerkarte Exporte > Standard verfügbar.

 

Export für die Buchhaltung generieren (Aktion verfügbar, wenn der Buchhaltungsexport konfiguriert wurde)
 

Sie können einen Export für die Buchhaltung direkt aus einem Export für Erstattungen generieren.
 

  • Klicken Sie auf die Schaltfläche mit den drei Punkten 
  • Klicken Sie auf Buchhaltungsexport generieren.
 

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Daraufhin öffnet ein Fenster:
 

  • Benennen Sie den Export für die Buchhaltung. Beispiel: Spesen 112019. 
  • Klicken Sie auf OK.
 

ok.png

Ihr Export für die Buchhaltung wurde automatisch generiert und ist auf der Registerkarte Exporte > Buchhaltung verfügbar.
 

Die Datei kann heruntergeladen werden, indem Sie auf die Schaltfläche mit den drei Punkten klicken.

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Möchten Sie eine Checkliste für die Spesenabrechnung haben? Klicken Sie einfach hier .

 
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