Beiträge in diesem Abschnitt

Alles was Sie über Spesenbriefe wissen müssen

Funktion nur im Enterprise-Plan verfügbar.


Erstellen von Kostenberichten

 

Aus dem Web:

 

Visualisierung Ihrer Kostenabrechnungen


Ihre Reisekostenabrechnungen sind über das Menü Reisekostenabrechnungen oder Reisekostenabrechnungen > Persönlich verfügbar und sichtbar.
 
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Sie können auf die Informationen der Spesenabrechnung zugreifen, indem Sie sie anklicken. So können Sie eine Zusammenfassung der Ausgaben, die dem Bericht beigefügt sind, anzeigen lassen.
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Mit der Schaltfläche Öffnen können Sie die mit dem Bericht verknüpften Ausgaben im Tunnelmodus prüfen.
 
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Erstellen Ihrer Ausgabenberichte


Sie können jederzeit über Ihr Konto neue Spesenabrechnungen erstellen. Um dies zu tun:
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen und dann auf die Art der Kostenabrechnung, die Sie erstellen möchten.
 
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  • Füllen Sie die verschiedenen Felder der Spesenabrechnung aus.
 
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen.
 
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Ein neuer Ausgabenbericht wurde jetzt erstellt und ist in Ihrem Konto verfügbar.

 

Über die mobile App:

 

Visualisierung Ihrer Spesenabrechnungen


Ihre Ausgabenberichte sind auf der Registerkarte Ausgabenberichte verfügbar.
 
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Wenn Sie auf diese Kostenaufstellung klicken, gelangen Sie zu ihrer Zusammenfassung und können ihre Details überprüfen oder ändern. Unten finden Sie ein Beispiel für die Zusammenfassung eines Ausgabenberichts ohne Ausgaben

 
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In der Zusammenfassung einer Spesenabrechnung mit angehängten Ausgaben, können wir insbesondere den Gesamtbetrag der Spesenabrechnung und die Liste der damit verbundenen Ausgaben sehen.

 
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Erstellen von Kostenberichten

 
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen
 
  • Klicken Sie auf die Art der Kostenabrechnung, die Sie erstellen möchten.

Auf der Hauptseite der App: 

 
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  • Füllen Sie die verschiedenen Felder der Spesenabrechnung aus.
 
  • Bestätigen Sie die Erstellung der Reisekostenabrechnung, indem Sie auf die Schaltfläche "Hinzufügen" klicken.
 

Verknüpfung einer Ausgabe mit einer Spesenabrechnung

 

Aus dem Web:


Voraussetzung ist: Die Spesenabrechnung muss bereits erstellt worden sein.

Das Hinzufügen einer Ausgabe zu einer Spesenabrechnung kann entweder während der Erstellung der Ausgabe oder durch Änderung der Ausgabe erfolgen.

Die Spesenabrechnung, mit der Sie die Spesen verknüpfen möchten, muss im Feld Spesenabrechnung ausgewählt werden.
 
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Über die mobile App:

 

Aus der Zusammenfassung einer kostenfreien Spesenabrechnung


Drücken Sie im Menü Spesenbericht auf den Spesenbericht und rufen Sie seine Zusammenfassung auf, um Ausgaben mit ihm zu verknüpfen.
 
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  • Klicken Sie auf die Schaltfläche "Ausgaben hinzufügen"
 
  • Wählen Sie zwischen Neue Ausgabe erstellen und Vorhandene Ausgaben auswählen
 

Aus der Zusammenfassung einer Spesenabrechnung mit angehängten Ausgaben


Öffnen Sie den Bericht, um seine Zusammenfassung aufzurufen, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Ausgaben hinzufügen.

 
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Aus der Zusammenfassung einer Ausgabe


Es ist möglich, eine Ausgabe mit einer Kostenabrechnung über die Schaltfläche "Ordner" zu verknüpfen, auf die direkt von der Ausgabe aus zugegriffen werden kann.

Um dies zu tun:
 
  • Drücken Sie auf die Ausgabe, um deren Zusammenfassung zu sehen
  • Drücken Sie die Schaltfläche "Ordner" neben der Schaltfläche "Bearbeiten".
 
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Sie haben dann die Wahl zwischen zwei Möglichkeiten:
 
  • Erstellen einer neuen Kostenabrechnung
 
  • Auswählen einer vorhandenen Kostenabrechnung
 
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Validierung Workflow einer Spesenabrechnung


Als Manager eines Teams haben Sie die Möglichkeit, die Spesenabrechnungen Ihrer Mitarbeiter zu verwalten :
  • Ihre eigenen Ausgabenberichte finden Sie im Menü Ausgabenberichte > Persönlich
 
  • Die Ausgabenberichte Ihrer Mitarbeiter, die Ihnen unterstellt sind, werden im Menü Ausgabenberichte > Team angezeigt
 
  • Die Spesenberichte Ihrer Mitarbeiter, die auf eine Aktion Ihrerseits warten, finden Sie im Menü Spesenberichte > Zur Bearbeitung

Zur Erinnerung: Die Namen der Aktionen, Menüs usw. können von Konfiguration zu Konfiguration variieren.
 

Aus dem Web:


Die Spesenabrechnungen Ihrer Mitarbeiter, die auf eine Aktion Ihrerseits warten, sind im Menü Spesenabrechnungen > Zur Bearbeitung sichtbar:
 
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Validierung einer einzelnen Kostenabrechnung


Klicken Sie auf die Kostenabrechnung, um die Details zu sehen, und klicken Sie dann auf die entsprechende Aktionsschaltfläche. (hier, Ablehnen oder Annehmen)
 
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Validierung mehrerer Spesenabrechnungen


Wählen Sie die Spesenabrechnungen aus, die Sie bearbeiten möchten, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Öffnen :
 
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Sie können den ersten Bericht prüfen und eine Entscheidung treffen und dann mit Hilfe der Pfeile am oberen Bildschirmrand zum nächsten Bericht weitergehen.
 

Über die mobile App:


Über den Hauptbildschirm Ihres Kontos:
 
  • Klicken Sie auf die Registerkarte Team am unteren Rand des Bildschirms. Ein Symbol mit einer Zahl zeigt an, für wie viele Elemente eine Aktion Ihrerseits erforderlich ist.
 
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  • Klicken Sie dann auf das Menü "Zur Bearbeitung".
 
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  • Drücken Sie dann auf den Namen des Mitarbeiters, für den Sie eine oder mehrere Spesenabrechnungen bearbeiten möchten.
 
  • Drücken Sie auf die Spesenabrechnung, die Sie bearbeiten möchten, um die Details und die Aktionsschaltfläche(n) aufzurufen. (die verfügbaren Aktionen können je nach Konfiguration des Kontos variieren)
 
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Exportieren einer Kostenaufstellung

Es ist jetzt möglich, Ausgabenberichte im CSV-Format zu exportieren, wobei Sie zwischen einem detaillierten und einem einfacheren Export wählen können.
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Nach der Erstellung finden Sie die Exporte auf der Registerkarte Exporte > Standard.
 
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