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Genehmigen und Ablehnen von Ausgaben

Die Validierung ist ein notwendiger Schritt im Spesengenehmigungsprozess in Team- und Enterprise-Abos.
 

Ohne diese Aktion können die von den Mitarbeitenden eingegebenen Ausgaben nicht im Hinblick auf die Rückerstattung und/oder Buchhaltung verarbeitet werden.


Sie können die Genehmigung sowohl von einem Computer über die Jenji Web-App oder über Ihr Handy vornehmen.
 

Die für die Validierung verantwortliche Person hat die Rolle des Genehmigers.
Ein Genehmiger kann über seinen Online-Bereich in der Jenjii-App unter app.jenji.io  die folgenden Aktionen durchführen:

  • Zugang zu den Ausgaben, deren Validierung aussteht. 
  • Ändern der Daten, der Ausgaben. 
  • Genehmigungsentscheidungen treffen: genehmigen oder ablehnen, mit Kommentarfunktion.
  • Genehmigungsentscheidungen rückgängig machen (einzelne oder in mehrere gleichzeitig).
  • Alle Mitarbeiterausgaben anzeigen.

Genehmigung in der Web-App

Zugang zu den zu genehmigenden Ausgaben

 
Gehen Sie zu app.jenji.io

Gehen Sie zur Registerkarte "Zu genehmigen":  Eine Sprechblase zeigt Ihnen die Anzahl der Ausgaben an, die auf die Validierung warten. 
 

Je nach Präferenz stehen Ihnen zwei Ansichten zur Verfügung. 

expense employees.png

Genehmigungsentscheidung

 

Option 1: genehmigen, ohne alle Daten anzuzeigen
 

Wenn die angezeigten Informationen ausreichen, um Ihre Entscheidung zu treffen, können Sie eine oder mehrere Ausgaben direkt genehmigen, ohne auf die Liste  mit den vollständigen Details zuzugreifen. 
 

Wählen Sie dazu die Ausgabe(n) aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Genehmigen.

Accept all To approve.png

Hinweis: Die Validierung von Ausgeben mit Warnmeldungen (Beispiel: Obergrenze überschritten) wird nicht berücksichtigt. Diese Ausgaben müssen daher über die unten dargestellte zweite Option genehmigt werden.
 

Option 2: Vollständige Daten anzeigen, dann genehmigen oder ablehnen
 

Sie möchten sowohl auf den Beleg für die Ausgabe als auch auf die dazugehörigen Daten zugreifen? Wählen Sie dazu die Ausgabe(n) aus  und klicken Sie auf die Schaltfläche Überprüfen.
 

  Screenshot_3.png


In diesem Bearbeitungsbildschirm können Sie die Ausgaben individuell prüfen. Für jede Ausgabe können Sie folgendes sehen:
 

  1. Beleg für die Ausgabe, außer bei Kilometererstattungen. 
  2. Die mit den Ausgaben verbundenen Daten, die im Vorfeld vom Prüfer als konform eingestuft wurden (je nach Konfiguration Ihres Unternehmenskontos).
 

Alle Felder können noch geändert werden, wenn die Informationen nicht korrekt sind, indem Sie auf die Schaltfläche Ändern klicken:
 

Screenshot_4.png

Sobald Ihre Prüfung abgeschlossen ist, können Sie Ihre Entscheidung treffen. Klicken Sie dazu einfach auf Ablehnen oder Genehmigen.
 

 

Im Falle einer Ablehnung erhält der Mitarbeitende eine Benachrichtigung auf seinem Mobiltelefon. Im dafür vorgesehenen Feld können Sie einen Kommentar hinterlassen. 
 

Nach Abschluss des Genehmigungsschrittes erscheinen die Ausgaben nicht mehr auf der Registerkarte Zu genehmigen (sofern eine Entscheidung getroffen wurde). Die Ausgaben, die Sie gerade bearbeitet haben, finden Sie auf der Registerkarte Ausgaben > Team.

Anzeige von Details zur Kostenerstattung

Erstattungsinformationen werden jetzt für akzeptierte Ausgaben angezeigt.
In der Zusammenfassung einer Ausgabe:


 

Sowie in der Ausgabenliste (der fällige Betrag wird gelb angezeigt, wenn er vom Betrag der Ausgabe abweicht):


 

GeIn Welchen Fällen unterscheidet sich der "erstattungsfähige" Betrag von der Höhe der Ausgaben?

 
  • Es gelten die Spesenrichtlinien des Unternehmens (Beispiel: Übernachtungskosten sind auf 120 € begrenzt).
  • Die Ausgabe wurde mit einer nicht erstattungsfähigen Zahlungsmethode bezahlt (Beispiel: Firmenkreditkarte).

 

 

Genehmigungsentscheidung rückgängig machen

 

Sie können Ihre Genehmigungsentscheidung rückgängig machen,  solange eine Ausgabe noch nicht für die Erstattung oder Buchhaltung exportiert wurde.
 

Über die Registerkarte Ausgaben > Team:
 

  • Finden Sie die Ausgabe mit den verschiedenen Filtern, die Ihnen zur Verfügung stehen. 
  • Klicken Sie auf den Namen der Ausgabe, um diese anzuzeigen.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Entscheidung zur Genehmigung widerrufen.
  • Die Ausgabe ist wieder auf der Registerkarte Zu genehmigen verfügbar.
 

Mehrere Genehmigungsentscheidungen rückgängig machen
 

Möchten Sie die Genehmigung mehrerer Ausgaben rückgängig machen? Wählen Sie sie aus und verwenden Sie die Schaltfläche Massenbearbeitung. 

Klicken Sie auf die Schaltfläche Entscheidung zur Genehmigung widerrufen und anschließend auf Akzeptieren.

cancelvalidation.png




 

Genehmigung auf Ihrem Handy

 

Seit Anfang 2022 können Sie die Ausgaben Ihrer Mitarbeitenden in der App von Jenji genehmigen. 

Verfügbar für Team-Pläne und für Enterprise-Pläne (Antrag auf Aktivierung durch den Kontoverwalter unter: support@jenji.io).

Zugang zu den Ausgaben, die bereit zur Genehmigung sind

 
  • Melden Sie sich in Ihrer mobilen Jenji-App an
  • Klicken Sie auf den Reiter Team auf der Startseite
  • Gelangen Sie über einen Klick auf den Reiter Zu genehmigen zu den Ausgaben Ihrer Mitarbeitenden, die bereit zur Genehmigung sind 

 

Genehmigungsentscheidung

 

  • Wählen Sie den Mitarbeitenden aus, dessen Ausgaben Sie genehmigen möchten

 

Option 1: Genehmigen Sie Ausgaben ohne weitere Informationen anzuzeigen

Sie können alle Ausgaben Ihres Mitarbeitenden mit einem Klick genehmigen: Alle genehmigen
 

 

Option 2: Alle Daten anzeigen, dann genehmigen oder ablehnen

 

Wenn Sie Zugang zu allen Informationen der Ausgaben und den Quittungen möchten, können Sie eine Ausgabe nach der anderen Ihres Mitarbeitenden auswählen.

 

Sobald Sie überprüft haben, das alles korrekt ist, können Sie Ihre Entscheidung treffen. Um dies zu machen, klicken Sie auf Ablehnen oder Genehmigen.
 

Im Falle einer Ablehnung erhält der Mitarbeitende eine Benachrichtigung per Mail und in der App.
 

Eine Genehmigung widerrufen

Sie können die Genehmigungsentscheidung widerrufen solange die Ausgabe noch nicht zur Erstattung oder in die Buchhaltung exportiert wurde.

 
  • Über den Reiter Team haben Sie Zugriff auf Ihre kürzlichen Aktionen
  • Klicken Sie auf den Ausgabentitel, um Details anzuzeigen
  • Klicken Sie auf Genehmigung widerrufen
  • Die Ausgabe ist nun wieder im Reiter Zu genehmigen verfügbar 

 


 
 
 
 
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