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Ausgaben in die Buchhaltung exportieren

Der Spesengenehmigungsprozess in Team- und Enterprise-Abos umfasst einen Buchungsschritt. Somit ist es jederzeit möglich, Buchungseinträge für eine Auswahl an Ausgaben zu generieren, um Spesenabrechnungsdaten in der Buchhaltung zu verarbeiten.


 

Dieser Schritt ermöglicht:

 

  • Das Erstellen von Buchungen für zu verbuchende Ausgaben. Die Datei enthält Aufwandskonten, abzugsfähige Mehrwertsteuer usw. 
 
  • Die Deklaration, dass Ausgaben erfasst wurden. Der Status der Ausgaben ändert sich und wird in Jenji als verbucht angezeigt. Auf diese Weise können die betreffenden Ausgaben nicht ein zweites Mal verbucht werden. 
 

Damit ein Nutzer die Ausgaben verbuchen kann, muss er die Rolle eines Buchhalters haben. Diese Aktionen müssen von einem Computer aus über die Weboberfläche app.jenji.io getätigt werden. 


 

Wie behandelt man Ausgaben in der Buchhaltung? 

 

Die Ausgaben müssen genehmigt sein, damit sie buchhalterisch verarbeitet werden können.

 

Die Erfassung von Spesenabrechnungen erfolgt in zwei Schritten:
 

  1. Export der zu verbuchenden Ausgaben. 
  2. Die Ausweisung, dass die Ausgaben erfasst wurden.
 
 

Schritt 1: Buchhaltungsexport
 

Für den Export der zu verbuchenden Spesen stehen Ihnen zwei verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. Je nach Unternehmensart gilt es auszuwählen. 

 

Option A Alle Ausgaben, die sich im Status „Genehmigt“ oder „Erstattet“ befinden, auf einmal exportieren.
 

Wenn Sie keinen Zeitraum auswählen, können Sie alle Ausgaben berücksichtigen, die kürzlich auf dem Konto genehmigt wurden. 

 

Auf der Registerkarte Exporte > Buchhaltung:
 

  • Klicken Sie auf die Schaltfläche:
 

newaccountingexport.png

Daraufhin öffnet ein Fenster:
 

  • Wählen Sie die zu exportierenden Ausgaben aus, die sich im Status Genehmigt oder Erstattet befinden. 
 
  • Wählen Sie den/die betreffenden Nutzer aus. Es ist durchaus möglich, Ausgaben für alle Mitarbeitenden zu exportieren (Zeitersparnis).
 
  • Benennen Sie den Export. Beispiel: Spesen 112019. 
 
  • Klicken Sie auf Exportieren.
 
 newwindow.png


 

Option B: Treffen Sie mithilfe der Filter im Vorfeld eine Auswahl der Ausgaben und exportieren Sie diese dann in die Buchhaltung. 
 

 

So können Sie z. B. Einträge über einen bestimmten Zeitraum generieren
 

Auf der Registerkarte Ausgaben > Team: 
 

  • Verwenden Sie die Filter Ihrer Wahl. 
 
  • Überprüfen Sie die Ausgaben für den Export. 
 
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Exporte > Buchhaltung
 

Export accounting.png

 

Unabhängig davon, ob Sie Option A oder Option B durchlaufen, wird Ihr Buchhaltungsexport automatisch generiert.
 

Ihr Export ist auf der Registerkarte  Exporte > Buchhaltung verfügbar.
 

availableexport.png

  • Die Datei steht zum Download bereit.
 

download.png

 

Export-Status
 

  • Ausstehend : Nach Ihrem Export der Ausgaben wurde keine weitere Aktion durchgeführt, der Status des Exports bleib ausstehend.
 

waiting.png

Dies bedeutet, dass sich die mit dem Export verbundenen Ausgaben derzeit im Status exportiert befinden.

 

Exported expenses.png

 

 
  • Fehlende Konfiguration, Ausgaben wurden bereits exportiert, keine berechtigten Ausgaben gefunden, Ausgaben können nicht exportiert werden: Bitte schreiben Sie uns eine E-Mail an: support@jenji.io.
 

Einen Buchhaltungsexport löschen
 

 

Ausgaben können nicht geändert werden, wenn der Buchhaltungsexport im Status Ausstehend ist.
 

Einen Buchhaltungsexport löschen:
 

  • Für einen einzelnen Export klicken Sie auf die drei Punkte, dann auf "Ausgewählte Exporte löschen".
  • Für mehrere Exporte auf einmal wählen Sie die Exporte aus und klicken dann auf "Aktionen > Ausgewählte Exporte löschen".  

delete.png



Schritt 2: Markieren Sie die Ausgaben als gebucht
 

Wenn die Spesenabrechnungen der Mitarbeitenden seitens Ihres Unternehmen gebucht wurden, müssen Sie die buchhalterische Behandlung in Jenji festhalten.

 

Nach dieser Aktion erhalten diese Ausgaben den Status Gebucht und können nicht erneut in den Konten verarbeitet werden.

 

Schritte zur Markierung, dass Ausgaben gebucht wurden:
 

  • Für einen einzelnen Export klicken Sie auf die drei Punkte, dann auf "Erstattungen berechnen".
  • Für mehrere Exporte auf einmal wählen Sie die Exporte aus und klicken dann auf "Aktionen > Erstattungen berechnen".

accountedlist.png

Der Export wechselt in den Status Gebucht.

accounted.png

Die mit dem Export verbundenen Ausgaben befinden sich derzeit im Status Gebucht

 

Hinweis: Wenn Ausgaben erstattet wurden, bevor sie als gebucht markiert wurden, gehen sie in den Status Abgeschlossen über.

 

Closed expenses.png
 


Optionale zusätzliche Schritte

 

Gebuchte Ausgaben herunterladen
 

Wenn Sie möchten, können Sie die mit dem Buchhaltungsexport verbundenen Spesen im ZIP-Format exportieren. In diesem Export finden Sie sowohl die Belege der Ausgaben als auch die dazugehörigen Daten. 
 

  • Klicken Sie auf die drei Punkte, dann auf "Ausgewählte Exporte löschen".
 

general.png

Ihr ZIP-Export wurde automatisch generiert und ist auf der Registerkarte Exporte > Standard verfügbar.



 

Einen Export für Erstattungen generieren
 

Sie können einen Export für Erstattungen direkt aus einem Buchhaltungsexport generieren.
 

  • Für einen einzelnen Export klicken Sie auf die drei Punkte, dann auf "Erstattungen berechnen".
  • Für mehrere Exporte auf einmal wählen Sie die Exporte aus und klicken dann auf "Aktionen > Erstattungen berechnen".    

general.png

Daraufhin öffnet ein Fenster:
 

  • Benennen Sie den Export für Erstattungen. Beispiel: Spesen 112019. 
 
  • Klicken Sie auf Exportieren.
 

reimbursement.png
 

Ihr Export für Erstattungen wurde automatisch generiert und ist auf der Registerkarte Exporte > Erstattungen verfügbar.
 

 

Die Dateien mit den zusammenfassenden Informationen stehen zum Download bereit.
 

Screenshot_1.png

 
 
 
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