Das Modul „Verrechnen“ ist in kostenpflichtigen Abonnements verfügbar.
Mit der Funktion „Verrechnung“ können Sie festlegen, dass eine Ausgabe refakturierbar ist, und dieser Ausgabe einen Kundencode oder einem Projektcode zuordnen. Alle Daten und Belege können anschließend als verrechenbare Ausgaben (im Excel- und PDF-Format) exportiert und mit Ihren Kontakten geteilt werden.
Eine Ausgabe als refakturierbar markieren
Sämtliche Ausgaben oder Kilometergeldkosten können als refakturierbar markiert werden:
1) Entweder durch den Mitarbeitenden, bei der Dateneingabe oder nachträglich beim Einsehen der Daten
Aktivieren Sie hierfür einfach das Feld Refakturierbar, das über die mobile und die Webplattform verfügbar ist.
2) Oder während des Genehmigungsprozesses
Es ist möglich zu entscheiden, dass eine Ausgabe während der Konformitätsentscheidung (Registerkarte Zu Überprüfen oder während der Genehmigungsphase (Registerkarte Zu Genehmigen) erneut verrechnet werden muss.
Refakturierbare Ausgaben exportieren: Export-Option für Refakturierungen
Die Export-Option für Verrechnungen kann von verschiedenen Nutzerprofilen genutzt werden: Prüfer, Genehmiger, Buchhalter.
Über die Registerkarte Ausgaben > Team:
- Klicken Sie auf Filter hinzufügen > Geben Sie Refakturierbar in die Suchleiste ein oder blättern Sie durch die verschiedenen Kriterien
- Klicken Sie auf Refakturierbar > Wählen Sie Yes
- Klicken Sie auf Anwenden.
- Wählen Sie die Ausgaben aus, klicken Sie auf Exporte und dann auf die Refakturierung.
- Geben Sie die Beschreibung des Exports ein.
- Wählen Sie das gewünschte Format aus.
- Klicken Sie auf Ok.
- Der Export ist auf der Registerkarte Exporte > Geteilt verfügbar.
- Verwenden Sie den Freigabelink, um den Export an die betreffende Person zu senden.
- Oder laden Sie das Dokument direkt herunter.
- Nachdem die Kosten vom Dritten bezahlt wurden, klicken Sie auf die Schaltfläche Als refakturiert markieren.
- Geben Sie das Datum und eventuelle Kommentare ein und klicken Sie anschließend auf OK.
- Der Export erhält daraufhin den Status refakturiert.