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In welchen Formaten kann ich die Ausgaben meiner Mitarbeitenden exportieren?

Ausgaben exportieren: der letzte Schritt bei der Verwaltung der Spesen Ihrer Mitarbeitenden

 

Sie haben die Ausgaben Ihrer Mitarbeitenden genehmigt. Jetzt müssen Sie diese Ausgaben exportieren. Tatsächlich ist dies eine sehr gute Möglichkeit, alle Daten abzurufen und sie dann entweder in Ihrer Buchhaltung abzulegen oder an Ihren Steuerberater oder Vorgesetzten zu übermitteln.
 

Da wir es uns zum Ziel gemacht haben, die mühsame Aufgabe der Verwaltung von Spesenabrechnungen zu vereinfachen, haben wir Ihnen mehrere Exportformate zur Verfügung gestellt.
 

Im Gegensatz zum Export Ihrer eigenen Ausgaben kann der Export der Ausgaben Ihrer Mitarbeitenden nur über die Webanwendung app.jenji.io erfolgen, um eine optimale Verwaltung zu gewährleisten.
 

Um diese Exporte durchzuführen, müssen Sie auf die Registerkarte Ausgaben > Team zugreifen.
 

Ausgaben exportieren: Gewusst wie

 

Der Ablauf ist wie folgt:
 

  • Wählen Sie die zu exportierenden Ausgaben aus.
  • Klicken Sie auf Exporte und anschließend auf Standard (CSV, Excel, ZIP, PDF).
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  • Wählen Sie das Exportformat.
  • Benennen Sie den Export. 
  

Die verschiedenen verfügbaren Exportformate

 

Excel- und CSV-Exporte
 

Dies sind die detailliertesten Exporte:
 

  • Datum der Ausgaben
  • Titel der Ausgabe
  • Kategorie der Ausgaben
  • Gesamtbetrag (brutto)
  • MwSt. , falls zutreffend
  • Gesamtbetrag (netto)
  • Verwendete Währung
  • Land, in dem die Ausgabe erfasst wurde
  • Gesamtbetrag, inkl. Steuern, umgerechnet in die Hauptwährung des Unternehmens
  • Verwendete Zahlungsmethode
  • Kommentar, falls vorhanden
  • Feld „Refakturierbar“
  • Erstellungsdatum der Ausgabe
  • Entfernung (km), im Falle von Kilometergeld
  • Genutztes Fahrzeug,  im Falle von Kilometergeld
  • Verwendeter Fahrzeugtyp
  • Tags im Zusammenhang mit der Ausgabe
  • Liste der Einladungen, falls vorhanden
  • Zusätzliche Daten der Ausgaben (benutzerdefinierte Felder)
  • Jenji-ID des Mitarbeitenden (E-Mail-Adresse)
  • Vorname des Mitarbeitenden
  • Nachnahme des Mitarbeitenden
  • Personalnummer des Mitarbeitenden, falls angegeben
  • Gruppe des Mitarbeitenden
  • Zusätzliche Daten zu den Mitarbeitenden (benutzerdefinierte Felder).

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Nach dem Herunterladen können Sie sie diese Angaben auch ändern.

 

Export in einer PDF-Zusammenfassung
 

Wie der Name schon sagt, handelt es sich hierbei um einen weniger umfangreichen Export, der Ihnen nur die wichtigsten Informationen liefert. Datum der Ausgabe, Name des Verkäufers/Lieferanten, Kategorie, Gesamtbetrag (brutto), Mehrwertsteuer, Gesamtbetrag (netto)
 

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Die Ausgaben werden den verschiedenen Mitarbeitenden entsprechend der Zugehörigkeit zugeordnet (ein Mitarbeitender pro Seite).

 

PDF-Export mit Belegen
 

Die exportierten Informationen sind dieselben wie die im vorherigen Export. Sie finden jedoch auch die Belege für die exportierten Ausgaben.
 

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ZIP-Export

Dies ist der umfangreichste Export, den Sie herunterladen können. Wenn Sie diesen Export herunterladen, erhalten Sie mehrere Dateien, die die Belege für die exportierten Ausgaben enthalten, geordnet nach Jahr und Datum und nach Mitarbeitendem. In diesen Dateien können Sie die Belege in ihrem Originalformat  wiederfinden.
 

Darüber hinaus erhalten Sie auch Exporte im Excel- und CSV-Format, wie unten gezeigt. Dies ist der relevanteste Export, wenn Sie die Spesenabrechnungen Ihrer Mitarbeitenden an Dritte senden möchten.
 

Wie kann ich meine Exporte im Nachhinein wiederfinden?

 

Alle Exporte werden per E-Mail versendet. Sie sind auch jederzeit über die Registerkarte Exporte > Standard oder Exporte abrufbar.

Exportanfragen werden nach Monaten sortiert, wobei ein Freigabelink und ein direkter Download als Option zur Verfügung stehen. Sie können einen Export jederzeit umbenennen oder löschen, indem Sie auf die drei Punkte rechts neben der Zeile des Exports klicken.

  • Option 1: Benutzen Sie die Schaltfläche "Link kopieren", um die Datei mit einem Dritten zu teilen. 
  • Option 2:Laden Sie die Datei direkt herunter, indem Sie auf die Schaltfläche "Herunterladen" klicken.
Die Exportanfragen sind nach Monaten sortiert, und es wird auch ein Link zum Teilen sowie ein direkter Download angeboten.
 
 


Detailliertere Exporte für Abonnements mit erweiterten Funktionen

 
Für Unternehmen (Team Abo und Enterprise Abo), die die Ausgaben ihrer Mitarbeiter verwalten müssen, hat Jenji andere Arten von Exporten bereitgestellt. So ist es möglich, die Daten für die Rückerstattung, Buchhaltung und für die Verrechnung zu exportieren.

 

Export-Option für Rückerstattungen
 
Nachdem Sie die Ausgaben Ihrer Mitarbeiter validiert haben, müssen Sie mit der Rückerstattung ihrer Ausgaben fortfahren. Wir bieten Ihnen hierfür die, Export-Option für Rückerstattungen an.
Wenn Sie diesen Export herunterladen, erhalten Sie die Informationen in drei Formaten: Excel, CSV und PDF. Somit können Sie den Export in Ihrer Buchhaltung ablegen oder direkt an Ihren Steuerberater senden.


 

Export-Option für die Buchhaltung
 
Export-Option für die Buchhaltung für das TEAM Abo
 
Wenn Sie ein Team Abo haben, dann steht Ihnen die Export-Option für die Buchhaltung im Format eines dynamischen Excel-Diagramms zur Verfügung.

So können Sie Ihre Regeln für die Rückerstattung der Mehrwertsteuer festlegen, Ihre Konten einrichten, usw. Sobald Ihre Regeln definiert sind, haben diese beim Export Vorrang, unabhängig davon, welche Informationen im Hinblick auf die Ausgaben eingegeben werden.

 

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Die Ausgaben werden dann in drei Elementen gegliedert:
  • Soll
  • Haben
  • Mehrwertsteuer, falls erstattungsfähig.
Die verschiedenen Forderungen und Verbindlichkeiten werden ebenfalls angegeben. Darüber hinaus werden mit dieser Lösung verschiedene Buchhaltungsintegrationen angeboten.
 


 
Export-Option für die Buchhaltung für das Enterprise Abo
Für das Enterprise Abo kann die Export-Option für die Buchhaltung und die Buchhaltungskonfiguration personalisiert werden, um ein Format zu erhalten, das mit dem von Ihrer Unternehmensressourcenplanung (URP) akzeptierten identisch ist. 

 

Export-Option für die Verrechnung
 
Der letzte Exporttyp, der sowohl für das Team Abo als auch für das Enterprise Abo verfügbar ist ,ist die Export-Funktion für Verrechnungen.
So können Sie die Ausgaben, die einem Dienstleister verrechnet werden müssen, in Ihre Buchhaltung integrieren. Der Export für die Verrechnung ist entweder im PDF-Format oder im PDF-Zusammenfassung verfügbar.
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Exportieren von Ausgaben auf Mobiltelefone
Es stehen zwei Exportarten zur Verfügung:
  • Ausgaben: im CSV-, Excel-, ZIP-Format (Belege + Daten), PDF-Zusammenfassung oder PDF, inkl. Belege.
  • Kilometergeld: im PDF-Format, wählbar für ein bestimmtes Jahr.
Unabhängig vom gewählten Export erfolgt der Versand per E-Mail (dazu ist eine Internetverbindung erforderlich). Dank unserer Synchronisation zwischen den verschiedenen Plattformen finden Sie diesen Export auch in Ihrer Webanwendung auf der Registerkarte Exporte.

 

Export ausgaben auf mobilen Geräten
  • Greifen Sie von Ihrem Dashboard aus auf Ihr Profil zu, indem Sie auf das Symbol oben rechts klicken.
 
  • Klicken Sie im Bereich Export auf Ausgaben.
  • Wählen Sie den gewünschten Zeitraum aus, indem Sie den Start- und Endtag auswählen (beachten Sie bei diesem Schritt, dass der Standardzeitraum der aktuelle Monat ist).
  • Wählen Sie das gewünschte Format aus.
  • Klicken Sie auf Exportieren.
 
Kilometergeldkosten auf das Mobiltelefon exportieren
  • Rufen Sie Ihr Profil auf, indem Sie auf das Symbol oben rechts klicken.
  • Klicken Sie im Bereich Export, auf Kilometergeldkosten.
  • Wählen Sie das gewünschte Jahr aus.
  • Klicken Sie auf Exportieren.
 


 
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